Seguro que has participado en muchas reuniones en las que has pensado que habría sido mucho mejor tomar notas durante la reunión.
Las notas en las reuniones facilitan el trabajo en equipo, mantienen a tu equipo responsable y hacen que las reuniones sean más prácticas. En resumen, las notas en las reuniones son una práctica de gran impacto que debe formar parte de toda organización moderna.
Sin embargo, pocas personas saben cómo sacar partido a las notas de reunión y, a menudo, se trata de una cuestión de por dónde empezar y qué incluir. Las plantillas resuelven bastante bien este problema.
Por eso, en esta entrada del blog veremos una plantilla ideal que puede utilizar para sus notas de reunión.
Plantilla de notas de reunión (qué incluir)
Notas aproximadas
Se trata de notas tomadas durante la reunión en el orden en que se comunican. Sólo existe una estructura cronológica y nada más.
Las notas al margen te ayudan a anotar información esencial sin tener que perder tiempo organizándolas durante la reunión.
Subtemas tratados
Se trata de los principales temas tratados en la reunión. Los temas suelen añadirse a las notas una vez finalizada la reunión.
Y en algunos casos, cuando los temas se comparten de antemano y existe una estructura clara para la dirección de la reunión, los temas pueden añadirse antes de que comience la reunión.
Puntos clave/Resumen
Los datos compartidos, los puntos de acuerdo y desacuerdo, los resultados de los consensos aprobados en la reunión, etc., son algunas de las cosas que debe incluir en esta sección.
El objetivo es facilitar a cualquiera la revisión de las notas, aunque no quiera leer todo el documento de notas de la reunión.
Acciones
Probablemente, lo más importante sea considerar los puntos de acción para que los asistentes se responsabilicen de las cosas acordadas en la reunión.
Deben incluir todo lo que hay que hacer para que la reunión se considere eficaz.
Asistentes
Una lista de asistentes para saber quién asistió a la reunión y quién no.
POCs
Los POC son personas responsables de temas específicos, puntos de acción, preguntas/aclaraciones, etc.
Son fundamentales para delegar las responsabilidades de las acciones de la reunión, de modo que la carga de hacer un seguimiento y conseguir que las cosas se hagan no recaiga en una sola persona.
Modelo ideal de reunión (cómo puede ser)
A continuación encontrará una posible estructura/plantilla para las notas de las reuniones, así que siéntase libre de utilizarla o modificarla según sus preferencias.
Tema principal:
Date:
Facilitador:
Lista de asistentes:
Rough Pointers:
Punto A (Etiquetas de subtemas)
Punto B (Etiquetas de subtemas)
Punto C (Etiquetas de subtemas)
Acciones:
Acción 1 (POC)
Punto de acción 2 (POC)
Punto de acción 3 (POC)
Punto de acción 4 (POC)
Subtemas tratados:
Tema (Etiqueta y propietario del tema)
Tema (Etiqueta y propietario del tema)
Tema (Etiqueta y propietario del tema)
Resumen/puntos clave:
Reflexiones finales
Se trata de una plantilla de notas de reunión sencilla pero eficaz que puede utilizar inmediatamente. Puede tomar notas directamente en la página de la reunión en Routine, eliminando así la molestia de encontrar un lugar para anotarlas.
Con la Rutina, también tiene la opción de añadir elementos de acción directamente en las notas de la reunión.
¿Qué opinas de esta plantilla? Háznoslo saber en Twitter en @RoutineHQ. Gracias por leernos.
