Las actas de reunión son fundamentales para que las reuniones sean prácticas y viables. Sin embargo, muchos de nosotros necesitamos ayuda con las actas, sobre todo por falta de estructura y de herramientas adecuadas.
Si bien el aspecto de las herramientas puede resolverse utilizando lasnotas y tareas de Routineen las reuniones, aún queda un hueco por llenar en términos de estructura.
Hemos decidido compartir algunas plantillas de notas para reuniones que puede utilizar en su próxima reunión.
Esto se suma a las plantillas predeterminadas disponibles en la aplicación Rutina.
Así que vamos a ello.
Plantilla 1: Plantilla sencilla y limpia
Objetivo(s) de la reunión: Objetivo principal de la reunión
Resultado(s) deseado(s): El resultado previsto de una reunión satisfactoria.
Lista de temas de debate:
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Resumen: Resumen breve y conciso de la reunión.
Próximos pasos: Plan de seguimiento de los temas debatidos.
Plantilla 2: Revisión del sprint
Departamento: Parte de la organización que se ocupa de la revisión
Asistentes clave: Nombres de los líderes críticos que asisten a la revisión
Actualización de la empresa: una actualización para mantener a todo el equipo al tanto de las últimas novedades.
Lista de puntos a revisar:
Tema 1
Tema 2
Tema 3
Tema 4
Retroalimentación/decisión tomada sobre cada punto:
Decisión sobre el punto 1
Decisión sobre el punto 2
Decisión sobre el punto 3
Decisión sobre el punto 4
Preocupaciones críticas planteadas:
Preocupación crítica planteada (por John Doe)
Preocupación crítica planteada (por Jim Doe)
Preocupación crítica planteada (por Jane Doe)
Próximo plan de acción:
Seguimiento del punto 1.
Seguimiento del punto 2.
Seguimiento del punto 3
Resumen: Resumen breve y conciso de la reunión.
Las actas de la reunión han sido aprobadas por los asistentes/partes interesadas críticas: (Sí/No)
Plantilla 3: Reunión del Consejo de Administración
Apertura de la reunión: Esta reunión se celebró el (DD.MM.AAAA) en la (Sede) situada en (Ciudad) a partir de las (HH:MM) y está presidida por (Presidente).
Asistencia:
Presidente
Consejero 1
Consejero 2
Consejero 3
Consejero 4
Consejero 5
Consejero 6
Consejero 7
Invitados:
Invitado 1
Invitado 2
Miembros no asistentes:
Ausente 1
Ausente 2
Ausente 3
Informe del Director General:
Artículo y sus detalles
Artículo y sus detalles
Artículo y sus detalles
Otros informes de liderazgo:
Artículo y sus detalles
Artículo y sus detalles
Artículo y sus detalles
Moción principal: Se decidió por la junta (4:3) que iríamos con el plan XYZ propuesto por Jane Doe.
Convocatoria: La próxima reunión de la Junta Directiva se celebrará el (DD.MM.AAAA) en la (Sede) situada en (Ciudad) a partir de las (HH:MM) y estará presidida por (Presidente).
Aplazamiento: HH:MM, DD-MM-AAAA
Plantilla 4: Reunión de resolución de problemas
Fecha y hora: HH:MM, DD-MM-AAAA
Planteamiento del problema: La cuestión que hay que resolver junto con el contexto necesario para las partes interesadas desconocidas.
Principal POC: Jane Doe
Soluciones ofrecidas:
Solución 1 (por Jane Doe)
Solución 2 (por Jim Doe)
Solución 3 (por John Doe)
Plan de seguimiento:
Acción (fecha límite DD-MM-AAAA)
Acción (fecha límite DD-MM-AAAA)
Acción (fecha límite DD-MM-AAAA)
Resumen: Resumen breve y conciso de la reunión.
Plantilla 5: Stand-up normal
Fecha y hora: HH:MM, DD-MM-AAAA
POC: Jane Doe
Métricas críticas:
Métrica 1
Métrica 2
Métrica 3
Mesa redonda Departamento/Asistente:
Jane Doe:
Victorias recientes
Gana 1
Gana 2
Prioridades actuales
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Bloqueadores actuales:
Bloqueador 1
Bloqueador 2
John Doe:
Victorias recientes
Gana 1
Gana 2
Prioridades actuales
Prioridad 1
Prioridad 2
Prioridad 3
Bloqueadores actuales:
Bloqueador 1
Bloqueador 2
Próximos pasos: Lista de acciones a realizar antes de la próxima reunión.
Acción 1
Medida 2
Medida 3
Resumen: Resumen breve y conciso de la reunión.
Conclusión
Éstas son cinco plantillas de actas de reuniones que le ayudarán a tomar notas prácticas. Utiliza la función de notas de Routine para sacar el máximo partido a las reuniones.
Si aún tiene que inscribirse en la Rutina, haga clic aquí.
Gracias por leernos.
