Las reuniones son fundamentales para cualquier organización que se tome en serio la creación de sinergias y la resolución de problemas en grupo. Por eso, si estás interesado o te invitan a organizar una reunión, puede parecer un poco abrumador.
Sí, es toda una responsabilidad.
Pero algunos recursos pueden facilitarle las cosas.
En esta entrada de blog, pretendemos crear uno de esos recursos: una lista de comprobación exhaustiva para que pueda planificar y ejecutar su reunión.
Lista de control para preparar y dirigir una reunión
Antes de utilizar la lista, es esencial que comprenda que nos hemos esforzado por hacerla lo más exhaustiva posible.
Sin embargo, es posible que hayamos pasado por alto algunos aspectos específicos que se aplican a las reuniones de su organización o equipo.
Por tanto, no dude en añadirlos cuando sea necesario.
Y dicho esto, he aquí una lista de comprobación para organizar esa reunión perfecta en orden cronológico.
Determine el tema principal que se abordará en la reunión.
Asegúrese de que el tema sólo puede tratarse de forma óptima por medios asíncronos y necesita una reunión.
Repasar las reuniones anteriores que aportan un contexto adicional a esta reunión.
Elabore una lista de subtemas para la reunión y defina los objetivos de la misma.
Decide las decisiones que deben tomarse durante la reunión.
Elabore un orden del día preliminar para la reunión.
Elabore en consecuencia una lista de asistentes a la reunión.
Revise la lista de asistentes para comprobar su relevancia y disponibilidad.
Una vez confirmado, delega funciones como la toma de notas y el control del tiempo en los asistentes adecuados.
Decide la hora y el lugar de la reunión.
Reserve y confirme la hora y el lugar.
Envíe una invitación a todos los posibles asistentes junto con el orden del día de la reunión.
Envíe un correo electrónico de seguimiento recordando a la gente que revise el orden del día y los activos de preparación (si los hay).
Asegúrese de empezar la reunión a tiempo.
Siga el orden del día y evite las distracciones.
Deja espacio para que todos expresen sus opiniones sobre cada subtema.
Asegurarse de que los POC, incluidos el cronometrador, el encargado de tomar notas, etc., desempeñan sus funciones.
Concluya la reunión con un resumen.
Publica el resumen y comparte un plan de acción.
Envíe el acta de la reunión.
Haga un seguimiento del plan de acción.
Comparta los resultados del seguimiento.
Conclusión
Y ya está. Una lista de comprobación sencilla pero eficaz que puede ayudarle a preparar, dirigir y hacer el seguimiento de una reunión. ¿Nos hemos dejado algo? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ.
Gracias por leernos.
