En términos sencillos, la cadencia de las reuniones se refiere a la frecuencia de las reuniones en su organización.

Elegir la cadencia de reuniones adecuada puede ser fundamental para dirigir un equipo eficaz. Celebrar reuniones con regularidad es esencial, pero también lo es no ahogar a tu equipo en reuniones, hasta el punto de que empiece a afectar a su productividad.

En esta entrada del blog, veremos los beneficios de tener una buena cadencia de reuniones, los factores que afectan a las cadencias de reuniones y cómo elegir cadencias de reuniones en función de los tipos de reuniones.

Así que vamos a ello.

Ventajas de tener una buena cadencia de reuniones

  • Tiende a mantener las líneas de comunicación fluidas.

  • Hace que su equipo sea más productivo al mantenerlos responsables.

  • Ayuda a mejorar la coordinación y la sinergia entre equipos.

  • Pone de acuerdo a todas las partes interesadas.

  • Reduce la fatiga de las reuniones y la pérdida de productividad.

Factores que afectan a la cadencia de las reuniones

Al igual que otras actividades con varios miembros en el lugar de trabajo, las cadencias de las reuniones también están sujetas a algunas variables.

Algunas de las principales son:

  • Naturaleza del trabajo: Si el proyecto requiere una actualización y revisión frecuentes en las que hay que asegurarse de que todo el mundo está de acuerdo, la cadencia de las reuniones será mucho más frecuente que en el caso de un proyecto de naturaleza esencialmente a la carta.

  • Tamaño del equipo: Si se trata de un equipo de 2 o 3 miembros, basta con una simple llamada de voz o un hilo de mensajes en Slack para las actualizaciones. Sin embargo, se justifican reuniones de equipo más frecuentes si hay más miembros de diferentes funciones.

  • La cultura de la empresa: Si su equipo tiene una cultura que permite más autonomía, la frecuencia de las reuniones puede ser menor que en otras circunstancias. Sin embargo, si la cultura garantiza la dependencia de actualizaciones constantes de otras partes interesadas, las reuniones podrían ser más habituales.

  • Composición del equipo: Si su equipo está compuesto principalmente por profesionales experimentados, las reuniones podrían reservarse sobre todo para los casos extremos, en lugar de un equipo con más talentos inexpertos. La misma lógica se aplica a la familiaridad con las operaciones principales de la organización o el equipo.

  • Coste de oportunidad: si el coste de oportunidad de celebrar una reunión de equipo es mayor que el de perdérsela, entonces la cadencia de esa reunión puede reducirse significativamente y viceversa.

Cadencias de reunión en función de sus tipos

Ciertos tipos de reuniones se ajustan a una función o propósito específico con una cadencia acorde. Por ejemplo, las reuniones de "proyección de ingresos" no deben celebrarse todos los días, al igual que las reuniones de "actualización de sprints" no deben celebrarse cada trimestre.

Veamos las cadencias y los tipos ideales de reuniones que se ajustan a ellas. Recuerde que no se trata de una lista exhaustiva de tipos de reuniones, sino de una indicación de la naturaleza de las mismas.

Reuniones anuales

  • Reunión de evaluación de la cultura

  • Reunión de refuerzo de la visión

  • Reunión de evaluación 1:1

  • Reunión de planificación de infraestructuras

Reuniones trimestrales

  • Reunión trimestral de planificación

  • Reunión de examen de las actividades

  • Reunión de éxito con el cliente

  • Reunión del Consejo

  • Reunión general

  • Reunión de análisis de costes

  • Reunión de estrategia de contratación

  • Reunión de revisión de herramientas

Reuniones mensuales

  • Reunión 1:1

  • Reunión de revisión del departamento

  • Reunión de revisión del proyecto

  • Reunión Sprint

  • Reunión sobre estrategia de contenidos

  • Reunión de análisis del crecimiento

  • Reunión de intercambio de ideas

Reuniones semanales

  • Reunión semanal de evaluación del rendimiento

  • Reunión de actualización entre equipos

  • Reunión de marketing y ventas

  • Salas de guerra

  • Reunión del equipo directivo y ejecutivo

Reuniones diarias

  • Reunión diaria de actualización

  • Reunión ágil

  • Reunión de puesta al día sobre ventas

En función del tipo de reunión, ahora tiene una referencia de lo que podría ser su cadencia.

Preguntas que debe hacerse sobre la cadencia de las reuniones

Puede hacerse algunas preguntas para llegar a la cadencia de reuniones correcta para su organización/equipo. He aquí algunas:

  1. ¿Le van bien al equipo o a las operaciones del equipo las herramientas de comunicación asíncrona?

  2. ¿Afectarán las reuniones a la productividad de quienes menos ganan con ellas?

  3. ¿Sus tareas diarias requieren actualizaciones de todos los demás miembros del equipo?

  4. ¿Puede el sprint avanzar en gran medida de forma independiente con equipos aislados, o será frecuente la necesidad de operaciones interfuncionales?

  5. ¿Pueden ser menos frecuentes las reuniones de XYZ?

  6. ¿Qué opina mi equipo de la cadencia de estas reuniones?

Conclusión

Y con esto, llegamos al final de este post. La cadencia de las reuniones es algo que, como líder, debes acertar. ¿Nos hemos dejado algo? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ. Gracias por leernos.