Cuando hay un problema que debe plantearse, es fundamental comunicarse bien y con educación.
Por lo tanto, redactar un correo electrónico de escalada de reclamaciones es fundamental si quieres que se resuelva el problema. Y en esta entrada del blog, le guiamos en la redacción de ese correo electrónico de escalada con la ayuda de algunas mejores prácticas, consejos y una plantilla lista para usar. Empecemos.
Consejos para recordar
Aporte claridad al correo electrónico de escalado para que todas las partes implicadas entiendan cuál es el problema y cuál es la mejor forma de abordarlo sin idas y venidas innecesarias.
Mantenga el mensaje breve para que la gente no se vea abrumada por la información y sufra una parálisis por análisis, algo muy posible con la sobrecarga de información.
Mantén el civismo y la paciencia aunque tengas razón y la otra persona o empresa esté claramente equivocada. Así te asegurarás de centrarte en resolver el problema y no en controlar los ánimos.
Mantén la objetividad del correo electrónico y expone los hechos en orden cronológico para que la persona que lo revisa sepa claramente cómo y por qué ha llegado a esa situación.
Buenas prácticas
Es importante redactar un asunto claro para que capte la atención del interesado y comunique la importancia y urgencia de la solicitud de escalado.
Detalles de cualquier comunicación anterior con otros miembros del equipo, de modo que la persona a la que se ha escalado entienda el contexto y disponga de toda la información necesaria para seguir adelante.
Si procede, proponga una resolución para que al interesado le resulte un poco más sencillo saber en qué dirección tiene que avanzar o, al menos, tenga una base para negociar.
Añade una llamada a la acción para que este correo electrónico no se eche a perder y haya un impulso en la empresa/equipo de asistencia para solucionarlo sin demora.
Cierra el correo electrónico de forma educada y profesional, de modo que cualquier animosidad o batalla de egos quede aplastada y las personas puedan trabajar juntas para llegar a una solución.
Ejemplo de plantilla de correo electrónico de escalada
Asunto: Correo electrónico de intensificación relativo a [Estado o número de incidencia].
Hola {Nombre del destinatario},
Espero que este mensaje le encuentre bien. Le escribo para plantearle un problema relacionado con mi cuenta [Su número de cuenta], tratado previamente con su equipo de asistencia el [Fecha].
A pesar de seguir los pasos recomendados por [Nombre del representante], el problema persiste, lo que ha llevado a [Breve descripción del problema e impacto]. He adjuntado toda la correspondencia pertinente para su referencia.
Por favor, ayude a resolver este asunto con prontitud. Sírvase informar sobre las medidas que se están tomando para resolver este problema y el plazo previsto para su resolución.
Gracias por su atención a este asunto. Espero su pronta respuesta y espero una resolución favorable.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Conclusión
Los correos electrónicos de escalada pueden ser complicados de redactar, pero con los consejos, las mejores prácticas y los ejemplos anteriores, debería resultarle bastante sencillo.
Si le ha resultado útil, considere la posibilidad de seguir a nuestro CEO en LinkedIn, donde comparte habitualmente ideas y trucos para el lugar de trabajo que puede utilizar para ser mejor que la mayoría de la gente. Gracias por leernos.
