Si quieres ser productivo, existen muchos sistemas que te ayudarán.
¿Tiene problemas para concentrarse en una sola tarea a la vez? Prueba la técnica Pomodoro o el bloqueo temporal.
¿Procrastina a menudo las tareas difíciles? Entonces prueba el método "Cómete la rana" de Brian Tracy.
No importa con qué aspecto de la productividad luches, un sistema puede ayudarte a gestionarlo mejor. Sin embargo, a menudo probamos sistemas de productividad porque funcionan para otra persona sin entender realmente si funcionarán para nosotros y en este post, veremos cómo podemos crear un sistema o proceso, si lo prefieres, para elegir o incluso construir tu propio sistema de productividad.
Así que, sin más preámbulos, empecemos.
Identificar los factores que merman la productividad
Lo primero que debemos tener en cuenta a la hora de diseñar o crear un sistema de productividad es identificar los factores que merman la productividad. Por ejemplo, no todo el mundo lucha contra la postergación de tareas difíciles. Por lo tanto, imponerles la técnica Pomodoro no sería muy útil. En su lugar, necesitan algo parecido al método "Cómete la rana", que consiste en hacer la tarea más esencial pero más difícil a primera hora de la mañana.
Así que empiece por identificar primero los factores que le restan productividad y luego elija un sistema en lugar de elegir un sistema sólo porque le ha funcionado a otra persona.
Crear un entorno ideal
El siguiente aspecto de la creación de un sistema propio es establecer o crear un entorno que facilite el seguimiento del sistema. Por ejemplo, si te dedicas a las ventas, la reunión con ese cliente que tanto temes no puede reprogramarse para que sea tu primera tarea de la mañana. Por tanto, "Cómete la rana" no te servirá de mucho.
Así que tienes dos opciones: elegir un sistema que funcione con tu horario y tu entorno o cambiar el entorno para que se adapte a tu sistema. Ambas opciones son viables. Usando el mismo ejemplo de ventas, puedes elegir "Bloqueo de tiempo" como estrategia para bloquear tiempo en tu calendario y prepararte para esa reunión con un cliente más tarde ese mismo día.
En este caso, estás eligiendo un sistema que se adapte a tu horario. La otra opción sería limitar las reuniones con los clientes a un momento específico del día, lo que puede resultar difícil, pero no es infrecuente. En este caso, todas las reuniones con los clientes se celebrarán al principio del día, ya que es cuando te sientes mejor preparado para gestionarlas.
Ambas vías funcionan, y la que elijas dependerá de la flexibilidad de otros factores de tu trabajo y tu vida.
Medio de ejecución
El siguiente aspecto a tener en cuenta a la hora de crear los mejores sistemas de productividad es el medio a través del cual los aplicas. La mayoría de nosotros preferimos que la experiencia sea digital, por lo que optamos por aplicaciones de productividad como listas de tareas, calendarios, recordatorios, etc.
Conocí a alguien que sólo utilizaba Google Calendar para todas sus necesidades de productividad y, en el otro extremo del espectro, hay quien utiliza bases de datos de Notion o incluso hojas de cálculo de Excel para hacer un seguimiento y gestionar su productividad. No hay una respuesta incorrecta; todo depende de lo que funcione para ti. Sin embargo, para empezar, te recomendamos que elijas la más sencilla de gestionar. De ahí que una simple alarma en el teléfono para recordarte que tienes que hacer lo más importante sea un buen comienzo; luego puedes progresar hasta utilizar el calendario para programar tareas a corto plazo. O incluso mejor, puedes empezar con una herramienta fácil de usar como Routine, donde puedes gestionar tu calendario y tus tareas.
Poner en marcha el proceso
Ahora que ya has identificado los factores que merman tu productividad, has establecido tu calendario y has descubierto las herramientas que te ayudarán, lo único que te queda es poner en marcha el proceso.
Y puedes empezar estableciendo objetivos que quieras alcanzar utilizando tu sistema. Un objetivo como "Ser más productivo" es inútil; un objetivo mejor sería algo como "Dedicar 20 horas al mes a trabajar en presentaciones para clientes" o "Reducir el tiempo dedicado a gestionar el correo electrónico en un 50%".
Cuanto más específico sea el objetivo, más probabilidades tendrá de crear una estrategia para alcanzarlo. Obtenga más información sobre cómo establecer objetivos SMART y cómo establecer objetivos en general en las entradas de blog que hemos escrito recientemente.
Objetivos específicos = Mayor probabilidad de cumplimiento
El siguiente paso es crear funciones forzadas que te ayuden a mantener el rumbo. Las funciones forzantes pueden ser:
Alarmas en tu teléfono
Recordatorios en su calendario
Amigos que le rindan cuentas
Una nota adhesiva en su escritorio que le recuerde
Utilice lo que más le convenga. Los estudios indican que añadir un componente social suele ayudar a mantener un buen sistema de productividad.
Analizar sus patrones
Finalmente, el último paso sería seguir y analizar tus pautas. Si sólo sigues y no reflexionas sobre tu sistema de productividad personal, pierdes mucho. Así que tómate tiempo regularmente para volver atrás y ver cuánto has mejorado, los lugares en los que has decaído, las cosas que podrías haber hecho de otra manera, etc.
En una herramienta como Routine, esto es fácil de hacer. Puedes encontrar una lista de todas tus tareas pasadas en la pestaña Diario, y puedes echarles un vistazo rápidamente y ver si merece la pena analizar alguna.
También puede añadir notas a cada una de estas tareas; lo hicimos para ayudarle a añadir contexto a sus tareas. Este contexto adicional te ayudará a aprender y a mejorar tu rendimiento anterior.
Si aún no ha utilizado Routine, inscríbase a continuación para formar parte de la lista de acceso. Para tu información, el uso de Routine es gratuito.
Por eso, en este post, analizamos todas las etapas, desde la identificación de los factores que merman tu productividad hasta el mantenimiento de tu racha productiva.
No dudes en volver a leer esta entrada si necesitas refrescar algunas de las ideas que hemos tratado aquí.
