Los regalos son una práctica habitual en el lugar de trabajo moderno y es probable que hayas contribuido a alguno o que hayas recibido algún regalo de tus compañeros.
Pero, ¿y si fuera usted el encargado de pedir a sus compañeros de trabajo que contribuyan a un regalo? Tendrás que empezar ese camino con un correo electrónico.
En esta entrada del blog, veremos cómo puedes escribir un correo electrónico pidiendo a tus compañeros de trabajo que contribuyan a un regalo, algunos consejos que debes recordar, las mejores prácticas que debes seguir y un ejemplo de correo electrónico que puedes copiar/pegar y modificar según tus necesidades. Empecemos.
Consejos para recordar
El momento de enviar el correo electrónico es clave, así que no lo haga demasiado cerca del acontecimiento. Puede que uno o dos días antes del acto sea suficiente.
Comunique siempre con claridad y asegúrese de que todos los detalles están claros y de que no ha utilizado términos ambiguos que algunas personas podrían no entender.
Establezca un presupuesto y luego planifique el importe medio de las cotizaciones. Mantén un margen del 20-30%, porque puede que algunas personas no puedan o no quieran contribuir.
Respeta la participación en todas sus formas, ya que no a todo el mundo le parece bien la participación económica. Algunos pueden tener una forma diferente de contribuir a la jornada.
Buenas prácticas
Utilice una línea de asunto clara que no sea ambigua y establezca la expectativa de que se trata de un correo electrónico de solicitud de contribución de regalo.
Comience su correo electrónico con un saludo cortés y luego exprese el propósito en términos inequívocos.
Explique cómo pueden contribuir al importe del donativo, compartiendo al menos dos formas de pago.
Intenta mostrar tu agradecimiento a los compañeros que se muestran abiertos a la idea de participar en el día especial de alguien, ya sea económicamente o de otro modo.
Ofrezca formas alternativas de participar a quienes no se sientan cómodos con las aportaciones económicas, para que nadie se quede fuera del evento.
Muestra
Asunto: Solicitud de contribución: Regalo de despedida de [Nombre de la persona].
Estimado equipo,
Hoy es un día agridulce para todos nosotros aquí en [Nombre de la empresa], nos despedimos de [Nombre de la persona] que ha trabajado con nosotros durante los últimos [Número de años]. Hemos planeado hacerle a [Nombre de la persona] una despedida para conmemorar este día tan especial y estamos buscando contribuciones.
Recomendamos una contribución de 15 $ cada uno, ya que eso nos dará aproximadamente la cantidad que queremos, sin embargo, siéntete libre de contribuir tanto como te sientas cómodo. El equipo directivo también se ha ofrecido a cubrir la diferencia de costes (si la hubiera).
Por favor, haz tu contribución antes de las [Hora] del [Fecha] ya sea mediante entrega en efectivo a [Persona de Contacto] o a través de este enlace [Enlace de Pago]. Entendemos que no todo el mundo se sentiría cómodo aportando dinero y si usted es uno de ellos, por favor, no se sienta obligado a hacerlo, y aún así puede contribuir a la despedida de [Nombre de la persona] ayudándonos a idear eventos de despedida.
Muchas gracias por participar y su contribución hará que este día sea muy especial para [Nombre de la persona].
Saludos,
[Su nombre]
[Email]
Conclusión
Planificar una campaña de donativos en su lugar de trabajo puede parecer una experiencia novedosa, pero si sigue los consejos, las mejores prácticas y los modelos de correo electrónico que se comparten en este artículo, descubrirá que el proceso no sólo es sencillo, sino también bastante sistemático y directo.
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