Ser invitado a reuniones de trabajo es algo habitual en la vida laboral moderna, y hay algunas reuniones a las que quizá no puedas asistir.
Cuando te enfrentes a estas situaciones, es importante que comuniques tu decisión de negarte y que lo hagas con tacto.
En esta entrada del blog, le guiaremos en la redacción de un correo electrónico para rechazar una invitación a una reunión de otro equipo, pero también puede utilizar principios similares aunque la invitación proceda de su propio equipo. Abordaremos este escenario con la ayuda de algunas buenas prácticas, consejos e incluso te proporcionaremos un correo electrónico de muestra que puedes copiar.
Cosas para recordar
Analiza el contexto y determina si tu presencia es necesaria y aporta valor. Si no puedes contribuir a la reunión de forma positiva, declinar te hará mucho menos daño a tu reputación que no dar el 100% cuando estés presente.
Cuando haya decidido o las circunstancias sean tales que no pueda asistir a la reunión, sea puntual e informe a quien le haya invitado y, si procede, póngase también en contacto con otras partes interesadas que vayan a asistir o estén relacionadas con el orden del día de la reunión.
Mantén la cortesía en todo el correo electrónico para seguir manteniendo tu buena voluntad y no olvides dar las gracias a los organizadores por invitarte a la reunión y expresar claramente tu pesar por no poder asistir.
Buenas prácticas
Responde utilizando el mismo asunto si has recibido una invitación por correo electrónico. Pero si no es posible, redacta uno que explique claramente tu decisión sobre la reunión.
Muestra tu agradecimiento por haber sido invitado y expresa tu gratitud a quienes tomaron la decisión. Es importante que se valide su decisión de invitarte a la reunión para aportar valor añadido, de modo que, si en el futuro se presenta una oportunidad mejor, te vuelvan a invitar.
Explique las razones por las que no podrá asistir e intente ser lo más sincero posible, pero tenga claro cuánta información quiere compartir. Lo ideal es compartir solo la información que sea relevante y, con un poco de suerte, no arruinar su reputación.
Sugiere alternativas ya que no asistirás a la reunión. Puede ser algo tan sencillo como ponerte al día con uno de los asistentes y descargarte de los puntos clave tratados y los puntos de acuerdo. Asegúrales que estás abierto a asistir a futuras reuniones si surgen.
Mantenga la profesionalidad a lo largo de todo el ciclo de comunicación y, en el proceso, cree buena voluntad entre quienes le invitaron a la reunión y también con quienes son relevantes en el contexto de la misma.
Modelo de correo electrónico
Asunto: Imposible asistir a la reunión sobre [Asunto] el [Fecha].
Estimado [Nombre del destinatario,
En primer lugar, gracias por invitarme a la reunión sobre [Asunto] el [Fecha]. Agradezco enormemente la invitación y es un honor que se tenga en cuenta mi participación.
Sin embargo, tras revisar detenidamente mi compromiso y mis objetivos laborales, lamento tener que informarles de mi imposibilidad de asistir a la reunión.
El motivo principal es [Explique por qué no puede asistir a la reunión].
A pesar de mi ausencia durante la reunión, puedo asegurar que estoy plenamente comprometido con nuestra colaboración tanto individual como de equipo. Uno de los asistentes me descargará los principales puntos de debate y el camino a seguir.
Por favor, no duden si hay alguna otra forma en la que pueda contribuir a la reunión, aunque sea una contribución a distancia.
Gracias por su consideración y espero tener más oportunidades de trabajar juntos en el futuro.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Conclusión
Ahora que ya sabes cómo declinar educadamente una invitación a una reunión utilizando las mejores prácticas, consejos y ejemplos, estás listo para ponerlo en práctica. Recuerda que rechazar una invitación de reunión puede hacerse con positividad, delicadeza y profesionalidad, lo que a su vez puede ayudarte a mantener tu buena voluntad en la organización.
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