Hay pocas cosas en el trabajo como parte del departamento de soporte que produzcan más felicidad que decirle a un cliente que sus problemas se han resuelto. Pero hay una forma correcta de hacerlo.
Y en esta entrada del blog, veremos cómo se puede escribir un correo electrónico informando a un cliente sobre la resolución de un problema de soporte técnico, y utilizaremos algunos consejos, las mejores prácticas y un ejemplo de correo electrónico para que esta tarea sea fácil de entender.
Consejos para recordar
Empiece por reconocer la existencia del problema y cómo se resolvió, y asegure al cliente que los problemas no volverán a surgir.
Explique por qué se produjo el problema y qué medidas se tomaron para diagnosticarlo, de modo que el cliente tenga más claro el problema y confíe más en su producto o servicio.
Explique la resolución y los pasos necesarios para demostrar que su equipo ha sido minucioso y ha diagnosticado el problema en su totalidad.
Buenas prácticas
Asegura que el incidente no volverá a ocurrir si crees que es así. Pero si no, siempre puedes decirle al cliente que la ayuda está a unos segundos.
Utiliza viñetas para explicar el problema, de modo que puedas instruir al usuario sobre por qué ha sucedido y los mejores pasos a seguir si la situación se repite en el futuro.
Dígale al cliente lo valiosa que es su opinión en el proceso de desarrollo de una mejor experiencia de producto/servicio y muéstrele su agradecimiento por hacérsela llegar.
Ejemplo de correo electrónico
Asunto: [Número de caso]: [Nombre del asunto] Se ha resuelto].
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que se encuentre bien. Me gustaría informarle de que el problema relacionado con [Número de caso] se ha resuelto y todo funciona correctamente. Por favor, acepte mis más sinceras disculpas por cualquier inconveniente causado debido a [Brief About The Issue].
He aquí un breve resumen de los pasos que dimos para resolver el problema:
[Una sola frase explica cada paso]
[Una sola frase explica cada paso]
[Una sola frase explica cada paso]
También lo hemos sometido a varios ciclos de control de calidad para garantizar que el problema no se repita. Así que puede estar seguro de que no sufrirá ninguna interrupción en el futuro. Si tiene alguna pregunta o aclaración, responda a este correo electrónico y estaremos encantados de ayudarle.
Gracias por dedicar su tiempo a comunicarnos este problema. Sus comentarios nos ayudan a mejorar nuestro producto y a prestar un mejor servicio a nuestros clientes.
Apreciamos enormemente que haga negocios con nosotros. Gracias por su continuo apoyo.
Saludos,
[Su nombre]
[Su título]
[Su empresa]
[Información de contacto]
Conclusión
Informar de la resolución de un problema técnico por correo electrónico es algo que tendrá que hacer a menudo si quiere construir un negocio centrado en el cliente y, siguiendo estos consejos y buenas prácticas, debería poder hacerlo sin sudar.
Gracias por leernos. Además, si está interesado en convertirse en un empleado más productivo, considere la posibilidad de utilizar la última versión de la aplicación Rutina. Es totalmente gratuita.
