Un ponente invitado para un evento de oficina puede mejorar realmente la imagen del evento a los ojos de los asistentes y también crear más valor para ellos introduciendo nuevas ideas y perspectivas. El correo electrónico de invitación al ponente invitado que envíes a los probables invitados creará expectativas sobre el evento y puede influir en gran medida en la decisión del ponente.
Así que en esta entrada del blog, vamos a ver cómo se puede escribir un correo electrónico invitando a un orador invitado para un evento de la oficina, y hacerlo más potente siguiendo consejos, trucos y las mejores prácticas para la situación. También compartiremos una plantilla de correo electrónico de muestra que puedes utilizar para hacerlo bien siempre.
Aspectos a tener en cuenta al invitar a un conferenciante
Investiga a fondo a tu ponente para asegurarte, en primer lugar, de que es la persona idónea para el puesto y, en segundo lugar, para demostrarle que has hecho los deberes antes de ponerte en contacto con él.
Cuando envíes el correo electrónico, intenta personalizar la invitación, por ejemplo, utilizando su nombre, haciendo referencia a su trabajo, etc. Esto les garantizará que no están recibiendo un correo masivo, sino que han sido elegidos para el puesto. Esto les asegurará que no están recibiendo un correo masivo, sino que han sido elegidos para el puesto.
Para que el orador tenga claro lo que puede sacar de la tarea de orador invitado y se prepare mejor para el acto, exponga claramente los detalles del acto, incluida la fecha, los temas recomendados, los datos demográficos del público y sus intereses.
Sea flexible y escuche las ideas del posible orador invitado sobre qué quiere hablar, cuándo, cómo le gustaría hacerlo y más. No rechaces ideas de buenas a primeras y comprueba si la propuesta tiene sentido y aportaría más valor que el plan original.
Buenas prácticas para invitar a un conferenciante
Sea conciso y exhaustivo y proporcione al interlocutor todos los detalles necesarios para tomar la decisión, pero no demasiados como para que se sienta abrumado por la cantidad de información.
Utiliza un tono educado y profesional cuando escribas un correo electrónico de contacto con un invitado, porque quieres crear una buena impresión y asegurar al posible interlocutor lo que puede esperar si sigue adelante con el asunto.
Haz un seguimiento de los posibles ponentes si no recibes respuesta en un plazo de tiempo razonable. Puedes automatizar este proceso con herramientas como GMass, que te permiten establecer un seguimiento automático si no has recibido ninguna respuesta en un determinado número de días.
Muestre su inmensa gratitud al ponente por considerar la oferta y dígale lo mucho que significaría que asistiera al acto y compartiera sus ideas con el equipo más amplio.
Modelo de invitación a un orador invitado
Asunto: Invitación como orador invitado en [Nombre del evento] por [Nombre de la empresa].
Estimado [Nombre del posible orador],
Espero que se encuentre bien. Me llamo [Su nombre] y actualmente trabajo como [Cargo] en [Nombre de la empresa].
Formo parte del comité organizador de [Nombre del evento] y he encontrado su perfil mientras buscaba líderes de opinión en [Industria/Campo], y creo que su experiencia en [Dominio específico] encajaría perfectamente con el programa de nuestro evento.
Nuestro evento está programado para [Fecha del evento] y tiene como objetivo [Describa brevemente el propósito del evento y el tipo de público]. Como ya habrá adivinado, podrá aportar un gran valor añadido al público.
Vamos a hacer algo ambicioso y sería estupendo que nos acompañara en una charla de [Duración] minutos. También podría formar parte de nuestra mesa redonda sobre [Tema].
Los turnos de palabra actualmente disponibles son [Lista de turnos]. Entendemos que su tiempo es valioso y, si puede confirmar su asistencia, intentaremos adaptarnos a las modificaciones del horario. Además, cubriremos sus gastos de viaje y alojamiento.
Si está interesado, por favor hágamelo saber y estaremos abiertos a discutir acerca de hacer de esta experiencia un ganar-ganar para ambas partes. Además, si tiene alguna pregunta o consulta, no dude en ponerse en contacto conmigo respondiendo a este correo electrónico o llamándome al [Su número de teléfono] en horario laboral.
Gracias por su consideración y espero tener noticias suyas pronto.
Saludos cordiales,
[Su nombre completo]
[Su posición]
[Nombre de la empresa]
[Información de contacto]
Conclusión
Ahora que ya sabes cómo redactar un correo electrónico de invitación para un ponente invitado, puedes estar más seguro de tus habilidades con el correo electrónico. Un correo electrónico redactado con información concisa, curiosidad legítima por las ideas del ponente, etc., puede influir realmente en su decisión de acudir a tu evento. Siguiendo los consejos y las buenas prácticas de este post, tu invitación sonará mucho más profesional y convincente.
Confiamos en que esta entrada del blog le haya resultado útil. No dude en consultar nuestra amplia gama de plantillas de correo electrónico y contenido sobre buenas prácticas. Gracias por leernos.
