La comunicación clara y concisa es fundamental para lograr resultados útiles en las reuniones y, en el entorno empresarial actual, preparar una reunión es una habilidad que todos debemos aprender.
Una de las mejores formas de garantizar una buena reunión es acordar un orden del día claro y conciso antes de la reunión y, cuando necesites solicitar uno, debes tener en cuenta ciertos trucos y buenas prácticas para asegurarte de que consigues ese orden del día.
Y en esta entrada del blog, aprenderemos a hacer exactamente eso. Así que entremos en materia.
Aspectos a tener en cuenta al solicitar el orden del día de una reunión
Conozca al destinatario: Entiende a quién envías el correo electrónico, ya sea un colega, un jefe o alguien de otra organización, y adapta el tono y el lenguaje en consecuencia.
Sea claro: asegúrese de que su solicitud es clara y fácil de entender y evite cualquier tipo de ambigüedad.
Elige un buen asunto: Considere utilizar una línea de asunto como "Solicitud de agenda de reunión" para ser más eficaz y evite cualquier tipo de fórmulas de línea de asunto complicadas que podrían no transmitir el asunto rápidamente.
Sé profesional: Mantén un tono profesional en toda tu correspondencia por correo electrónico y evita cualquier tipo de jerga o lenguaje demasiado informal.
Buenas prácticas para solicitar el orden del día de una reunión
Empiece con un saludo cortés: Comience su correo con un saludo, dirigiéndose al destinatario por su nombre si es posible y sea cortés.
Indica explícitamente el propósito: En el párrafo inicial, sé conciso y educado al explicar por qué solicitas el orden del día de la reunión.
Solicita el orden del día: Pide claramente el orden del día de la reunión y especifica la fecha y hora en que lo necesitas.
Muestra agradecimiento: Demuestre siempre su gratitud por su ayuda y cooperación. Un simple "Gracias de antemano por su ayuda" sirve de mucho.
Modelo de solicitud de orden del día de una reunión
Asunto: Solicitud de orden del día
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que se encuentre bien. Escribo este correo electrónico para solicitar el orden del día de nuestra próxima [Nombre de la reunión] prevista para el [Fecha] a las [Hora]. Disponer del orden del día me ayudará a preparar la reunión y a que los resultados de la misma sean útiles.
Disponer de antemano del orden del día contribuirá al éxito de esta reunión y su ayuda en este asunto será muy apreciada.
Por favor, comparta el orden del día antes del [Fecha]. Gracias por su colaboración y espero sus noticias.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su cargo y su empresa]
Conclusión
Solicitar la agenda de una reunión por correo electrónico es una tarea sencilla pero esencial en la comunicación empresarial. Si sigues las directrices que se describen en este artículo, te asegurarás de que tu solicitud sea clara, profesional y respetuosa.
Sea cortés, proporcione contexto cuando sea necesario y exprese su agradecimiento por la ayuda del destinatario. Una comunicación eficaz prepara el terreno para unas reuniones productivas; solicitar el orden del día es un paso en la buena dirección.
