Los problemas y las quejas son inevitables en el lugar de trabajo y es responsabilidad de cada empleado no sólo intentar resolver el problema, sino también informar a otras partes interesadas de la empresa, incluidos su jefe y sus compañeros, cuando proceda.
En esta entrada del blog, aprenderás a escribir un correo electrónico para explicar un problema laboral a tu jefe y ayudarle a resolverlo de forma eficaz. Además, conocerás algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a transmitir tus preocupaciones o problemas a tu jefe y a evitar cualquier error de comunicación profesional. Entremos en materia.
Consejos a tener en cuenta
Sé específico y conciso cuando compartas el problema o la preocupación con tu jefe por correo electrónico. Lo último que necesita tu jefe son términos o frases vagas que hagan que el problema parezca más complejo de lo que ya es.
Recuerda que te estás dirigiendo a tu jefe en un entorno laboral, así que mantén un lenguaje profesional y evita el lenguaje acusatorio o grosero, que creará más conflictos en la organización y sólo conseguirá restar más tiempo y esfuerzo al asunto.
Cuando expongas un problema o una preocupación, no olvides compartir pruebas que lo respalden en forma de capturas de pantalla, correos electrónicos, documentación, etc. Es más probable que las reclamaciones respaldadas por pruebas se tomen en serio y, por tanto, se aborden más rápidamente.
Aunque está bien detallar tu preocupación, el objetivo del correo electrónico debe ser encontrar la solución óptima para el problema. Así que no te limites a escribir sobre el problema, sino que comparte también algunas sugerencias sobre cómo tú y tu jefe podríais solucionarlo, indicando así a tu jefe que no te estás limitando a quejarte.
Buenas prácticas
El correo electrónico debe ser breve y preciso: tu jefe sólo necesita la información que le ayudará a resolver el problema, no detalles irrelevantes.
Asegúrese de que la línea de asunto da a su jefe una imagen precisa del asunto y de su importancia, para captar su atención.
Comience el correo electrónico con un saludo cortés, esto asegurará que se establezca un tono amistoso para el correo electrónico en lugar de un tono acusatorio que es muy poco profesional.
Asegúrese de que su correo electrónico no contenga errores o información errónea, ya que esto podría dar lugar a un diagnóstico equivocado que supondría una pérdida de tiempo.
Ejemplo de mensaje de correo electrónico a su jefe
Muestra 1 (Desea reunirse y discutir soluciones)
Asunto: Asunto urgente en [Departamento]
Estimado [Gestor/Nombre de la Liga],
Quiero llamar su atención sobre un problema que ha estado afectando a miembros de mi equipo en [Departamento]. Para ser precisos, el [Descripción del problema] está afectando a [Persona/equipo afectado]. El problema está afectando a la moral y la productividad del equipo, lo que sin duda repercutirá negativamente en nuestro entorno de trabajo.
He adjuntado algunas capturas de pantalla en apoyo de mis afirmaciones para garantizar que la gravedad del problema se evalúa con precisión. Sería de gran ayuda si pudiéramos reunirnos para discutir rápidamente soluciones a este problema y abordarlo lo antes posible.
También me gustaría sugerir algunas posibles soluciones al problema como:
[Describa la solución 1]
[Describa la solución 2]
Apreciaría mucho sus comentarios sobre mis sugerencias y estoy abierto a sus ideas también en la solución de este problema.
Gracias por dedicar su tiempo a este asunto. Espero reunirme con usted pronto para tratar este asunto.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Ejemplo 2 (Petición de sugerencias/llamamiento a la acción)
Asunto: Asuntos de alta prioridad en [Departamento/Equipo]
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que todo vaya bien por su parte. Me llamo [Su nombre] y pertenezco al [Departamento]. Últimamente ha surgido un problema relacionado con [Descripción del problema] que está perjudicando a la productividad del equipo.
He adjuntado algunas pruebas para corroborar mis afirmaciones, y estaría encantado de ponerle en contacto con otras personas que también se hayan visto afectadas por este problema. Espero sinceramente que evalúe la urgencia del asunto y nos dé una vía para resolverlo.
Además, me gustaría sugerir algunas posibles soluciones que creo que valdría la pena considerar:
[Describa la solución 1]
[Describa la solución 2]
Gracias por dedicar su tiempo a resolver el problema. Puede ponerse en contacto conmigo a través de este correo electrónico o con el jefe de mi equipo [Nombre del jefe de equipo].
Saludos,
[Su nombre]
Conclusión
Abordar un problema con tu jefe puede ser complicado y más cuando se hace por correo electrónico. Ahora debe quedar claro que, para garantizar una comunicación eficaz de la queja, hay que mantener un tono profesional, ser específico, aportar pruebas y centrarse en la solución.
Siguiendo las buenas prácticas mencionadas y las plantillas de correo electrónico listas para usar, ahora estás perfectamente posicionado para llamar la atención de tu jefe sobre un problema de forma eficaz y convertirte en un mejor empleado en el proceso.
Gracias por leer este post y esperamos que le haya resultado útil. Si estás interesado en más plantillas de email o mejores prácticas, hemos escrito extensamente sobre ello en el Blog de Rutina.
Por último, si no has probado la aplicación Rutina, te recomendamos encarecidamente que te la descargues y te pongas manos a la obra.
