Como organización, usted debe querer mejorar y el cambio de procesos es una parte inevitable de ese viaje. Una comunicación clara es fundamental cuando se quiere implantar un nuevo proceso, y un correo electrónico bien redactado puede hacer un gran trabajo al respecto.
Por eso, en este post, veremos los pasos para redactar un correo electrónico informando a su equipo sobre la implementación de un nuevo proceso. Tanto si eres un director general que quiere que tu empresa sea rentable como si eres un directivo que quiere que su equipo sea más eficaz, seguir las buenas prácticas y los consejos de este artículo puede ayudarte a transmitir tu mensaje con eficacia.
Cosas para recordar
Antes de sentarse a redactar el correo electrónico que informa de la implantación de un nuevo proceso, considere quiénes son sus destinatarios y comprenda sus motivaciones, lenguaje, contexto, función y demás.
Explique claramente el nuevo proceso en el correo electrónico para que no haya ambigüedades. La falta de información y de contexto puede convertir la implantación en una carga para el equipo directivo más cercano. Así que dedicar tiempo a exponer claramente el proceso puede ahorrar mucho tiempo.
Haga hincapié en las ventajas del cambio de proceso para que los empleados y el equipo lo acepten, lo cual es fundamental si quiere que su equipo trabaje con eficacia y como una unidad cohesionada. Al exponer los beneficios, animará a sus empleados a dar lo mejor de sí mismos para obtener recompensas.
Aborde con prontitud las cuestiones o preguntas que su equipo pueda tener sobre el nuevo proceso y comparta también los datos de contacto pertinentes para que puedan ponerse en contacto cuando tengan alguna duda o sugerencia.
Buenas prácticas
No añada palabrería ni permita que su anuncio quede enterrado junto con toneladas de información irrelevante. En lugar de eso, mantenga el mensaje claro y directo, y explíquese solo cuando sea necesario.
Redacte un titular llamativo que garantice que su equipo abre el correo electrónico y se entera del anuncio. Si solo una parte del equipo se entera de la implantación de un nuevo proceso, es posible que surja la necesidad de una comunicación más redundante.
Mantenga un flujo lógico del correo electrónico en el que empiece informando a su equipo sobre el cambio en el proceso, lo que significa, el proceso de aplicación y, por último, una llamada a la acción.
Termine con una llamada a la acción sobre lo que quiere que hagan los destinatarios, por ejemplo, dar su opinión, inscribirse en un curso de formación, etc. Terminar con una llamada a la acción clara garantizará que el proceso avance y no se quede en un mero anuncio pasivo.
Modelo de correo electrónico para implantar un nuevo proceso
Asunto: Implantación de un nuevo proceso para [Nombre del equipo]
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que se encuentre bien. Me llamo [Su nombre], trabajo actualmente como [Su designación] y tengo el placer de anunciarles un cambio importante en relación con [Nombre del proceso]. Queremos implantar un cambio en el proceso a partir de [Fecha de inicio].
Cambios aplicables:
[Explique brevemente el cambio nº 1]
[Explique brevemente el cambio nº 2]
[Explique brevemente el cambio nº 3]
Estos cambios se realizan para beneficiar a nuestro equipo en términos de [Explique los beneficios del nuevo proceso y destaque las ventajas].
¿Y ahora qué?
[Describa los próximos pasos que debe dar su equipo].
Si tiene alguna pregunta, duda o inquietud sobre la aplicación del proceso, póngase en contacto con [Nombre del coordinador de procesos] en [Correo electrónico del coordinador de procesos] o [Número de teléfono del coordinador de procesos] durante el horario laboral.
Sus comentarios son muy importantes para que nuestro equipo sea más eficaz. No dude en ponerse en contacto con nosotros si lo necesita.
Gracias por su duro trabajo y su compromiso con nuestro éxito continuado, esperamos que esta transición sea fluida y exitosa.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
[Su designación]
Conclusión
Un correo electrónico completo que informe a la gente sobre la implementación de un nuevo proceso puede reducir en gran medida la necesidad de comunicación redundante. Empleando las mejores prácticas, los consejos y la inspiración del correo electrónico de ejemplo, deberías ser capaz de escribir bastante bien un correo electrónico eficaz para este caso de uso.
Ahora que has mejorado tus habilidades con el correo electrónico, ¿cuál es tu próximo objetivo? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ
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