Cualquier trabajador del conocimiento sabe que las reuniones son una de las actividades de equipo más importantes en el lugar de trabajo moderno.
Y si has trabajado el tiempo suficiente, puede que incluso hayas tenido la oportunidad de dirigir una de las tuyas.
¿Cómo lo has hecho? Cuéntanos lo que has aprendido en Twitter @RoutineHQ
Por eso, en esta entrada del blog, veremos cómo ser un organizador de reuniones eficaz.
¿Quién es un buen organizador de reuniones?
Las funciones que asumes en una organización dependen de que poseas o desarrolles algunas características o cualidades clave.
Y asumir el papel de organizador de una reunión no es diferente.
El organizador de reuniones ideal reúne las siguientes cualidades:
Están organizados.
Son puntuales.
Tienen una mentalidad abierta.
Están centrados.
Planifican los imprevistos.
Responsabilizan a sus compañeros.
Respetan el tiempo de la gente.
Hacen un seguimiento diligente.
Buenas prácticas para ser un buen organizador de reuniones
Empezar y terminar a tiempo o antes
Lo único que nadie que asista a una reunión agradecería es empezar tarde o prolongar la reunión cuando no está justificado. Como organizador, es tu responsabilidad respetar el reloj.
La excepción sería cuando la reunión llega a una conclusión orgánica antes de tiempo, en cuyo caso deberías considerar seriamente darla por terminada y dejar que todo el mundo se vaya.
Tomar notas de las reuniones
Utiliza una herramienta como Routine para tomar notas y tareas precisas durante las reuniones. Las notas añaden contexto y capacidad de acción a las reuniones, haciéndolas más eficaces.
Considere la posibilidad de repasar las reuniones anteriores y sus puntos de acción antes de iniciar/preparar el orden del día de la nueva reunión.
Crear un plan de seguimiento
Las reuniones sólo son eficaces cuando se cumple lo acordado o discutido. Una reunión en la que no se esbozan los pasos futuros no es más que un ejercicio intelectual sin resultados mensurables.
Así que, cuando termine una reunión o durante los comentarios finales, cree un plan de seguimiento y compártalo con los asistentes y otras partes interesadas.
Asignar funciones a los asistentes
Tendrá que aprender desde el principio de su andadura en la organización de reuniones que sólo puede hacer algunas cosas y que debe delegar funciones y tareas en los asistentes.
Así que elige a alguien para que levante acta de la reunión, a otro para que lleve la cuenta del tiempo, a otra persona para que mantenga el hilo de la conversación, etc. Piensa en ti mismo como el orquestador, no como el que va corriendo de un instrumento a otro, intentando tocarlos todos.
Compartir el orden del día de una reunión
Una buena reunión es aquella en la que los participantes saben dónde se meten y están preparados para mantener una conversación productiva.
Y una buena agenda de reuniones puede resolver la mayoría de esos problemas al proporcionar a los asistentes todo el contexto necesario mediante documentos, lista de asistentes, lista de temas, etc.
Mantener el hilo de la conversación
Como ya se ha dicho, las reuniones suelen salirse por la tangente cuando alguien tiene que hacer cumplir una estructura o un plan.
Y como organizador, te corresponde a ti reconducir la reunión a su tema central cuando se produzca una digresión o delegar esta tarea en alguien de la lista de asistentes.
Anime a todos a contribuir.
Una reunión es óptima cuando todos los invitados han contribuido positivamente al debate. Como organizador, debes asegurarte de que todos contribuyen.
Así que busque a quienes estén siendo silenciados o tengan dificultades para articular sus ideas y anímelos a salir y decirlo. Convierta la sala de reuniones en un espacio seguro para las ideas y las conversaciones, y elimine cualquier estigma en torno al fracaso a la hora de exponer un buen argumento.
Invita sólo a los que tienen que estar
No es necesario que todos los miembros de la organización asistan a todas las reuniones. Para que el proceso sea eficaz, hay que seleccionar cuidadosamente a los participantes en función de su relevancia y su capacidad para contribuir a la reunión.
Si alguien puede ser intimado por medios asíncronos, reconsidere seriamente la posibilidad de invitarle a la reunión.
Además, cuando se elige a alguien por su relevancia y capacidad, es probable que esté más motivado para contribuir a la conversación.
Conclusión
Y con esto, llegamos al final de este post sobre cómo convertirse en un organizador de reuniones eficaz. Gracias por leernos.
