En cualquier organización, grande o pequeña, ninguna persona o equipo tiene el monopolio de la información. Siempre hay detalles que necesitarás de otros miembros del equipo o incluso de otros equipos, por lo que es crucial que aprendas a pedir información educadamente por correo electrónico.
Y en esta entrada del blog, le llevaremos a través de exactamente eso, junto con algunos consejos, trucos y mejores prácticas para asegurar que el destinatario entiende la solicitud, el contexto en torno a ella, y rápidamente se lo da a usted. También tenemos ejemplos que puedes modificar y utilizar según tus necesidades.
Así que, independientemente de si la información está relacionada con una tarea, un proyecto, una persona, un evento, etc., puedes utilizar los trucos que aquí compartimos para obtener resultados óptimos.
Consejos y trucos
Empiece por comprender el propósito del correo electrónico de solicitud de información para poder argumentarlo ante su colega o miembro del equipo.
Sea claro sobre lo que quiere y asegúrese de poder justificar su solicitud mostrando la necesidad y el carácter crítico de esa información.
Los mensajes deben ser concisos y directos para no confundir al destinatario y darle razones por las que no debe compartir esa información.
Mantenga un tono profesional neutro cuando solicite información por correo electrónico y utilice palabras adecuadas a la circunstancia, evitando jerga, emoticonos, etc.
Buenas prácticas para solicitar información por correo electrónico
Comienza tu correo electrónico saludando amablemente al destinatario y asegurándote de que empiezas con buen pie. Algo como "Hola [NOMBRE]" o "Espero que estés bien" puede funcionar.
Preséntese de forma breve pero concisa para establecer credibilidad, lo que a su vez garantizará al destinatario que no está tratando con alguien sospechoso y estará más dispuesto a acceder a la solicitud.
Explícale por qué la información es importante y cómo se tratará para que pueda tomar una decisión informada sobre si compartirla o no.
Cuando haga una solicitud, diga claramente qué información necesita y asegúrese de que no haya ambigüedades. Las peticiones vagas son una receta para la falta de comunicación.
Por último, agradece al destinatario que comprenda tu situación, el contexto de la solicitud y que considere la posibilidad de compartir la información que conoce.
Ejemplo de correo electrónico para solicitar información
Ejemplo 1 (Solicitud de información a un miembro del equipo)
Asunto: Solicitud de información para [nombre del proyecto]
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que le vaya bien. Soy [Su nombre], de [Departamento], y actualmente trabajo como [Cargo].
Me gustaría solicitar información sobre [Describa los detalles de la información] antes de [Fecha límite].
Lo ideal sería que la información fuera [Describa el formato u otros detalles], pero avíseme si algo de esto no es posible.
Esta información es fundamental para nuestro [nombre del proyecto] y le agradecería que me la enviara rápidamente.
Gracias por considerar mi solicitud. Estoy aquí para responder a cualquier pregunta que pueda tener.
Saludos,
[Su nombre]
Ejemplo 2 (Solicitud de información a su jefe)
Asunto Solicitud urgente de información para [fecha límite] Plazo [nombre del proyecto]
Estimado [Nombre del Gerente]
Espero que se encuentre bien. Estaba buscando [Nombre de la tarea] y he descubierto que necesitaría [Describa la información] para completarla.
Es un proyecto crítico porque [Explique por qué es crítico].
Tanto yo como el equipo agradeceríamos mucho su rápida respuesta, ya que [Fecha límite] es la fecha límite para completarlo.
Si tiene preguntas, estaré encantado de aclarárselas.
Saludos,
[Su nombre]
Conclusión
Enviar un correo electrónico para solicitar información puede parecer una tarea pesada, burocrática y engorrosa, pero hay que hacerlo y casi nunca es tan malo como crees. Así que adelante, redacte ese correo electrónico o copie uno de los ejemplos compartidos más arriba y "Pulse enviar".
Esperamos que le haya resultado útil y, si es así, considere la posibilidad de visitar el blog de Routine, donde compartimos toneladas de información útil, entre la que se incluye una amplia biblioteca de contenidos con ejemplos de correos electrónicos para diferentes situaciones.
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