Para que cualquier proyecto tenga éxito, independientemente del tamaño de la organización, es fundamental que las personas estén de acuerdo.
Y una de las mejores maneras de asegurarse de que se mantiene en la misma página es enviar un correo electrónico de actualización del estado del proyecto a su jefe o equipo sobre los progresos realizados, las victorias, el aprendizaje, etc.
En este artículo veremos algunos consejos, las mejores prácticas y dos modelos de plantillas de correo electrónico de actualización del estado del trabajo que puede utilizar para mantener a su equipo al día. Así que empecemos.
Cosas para recordar
Si los correos electrónicos de actualización son concisos y van al grano, tu equipo y tu jefe los leerán en su mayor parte. Los correos largos porque sí casi nunca son buenos.
Sé muy claro en cuanto a lo que necesitas transmitir a través de la actualización de estado e incluye sólo esa información y descarta los elementos que sólo añaden ruido.
Sea específico, especialmente en lo que se refiere a retos, éxitos y próximos pasos. De este modo, su equipo estará al corriente de lo que ocurre y podrá planificar el futuro.
Mantenga un tono ampliamente positivo, ya que el objetivo no es sólo informar a su equipo sobre el proyecto, sino también motivarlo para que mejore y lo ejecute con mayor eficacia.
Mejores prácticas para los correos electrónicos de actualización de estado
Empieza con una línea de asunto simple y concisa que comunique la intención del correo electrónico, que es una actualización de estado. Algo tan sencillo como "Status Update Sprint [Number]" es suficiente.
Comience el cuerpo del correo electrónico con un breve resumen de cómo han ido las cosas, para dar a sus lectores una idea de lo que ha funcionado, lo que no y los planes futuros.
Añade una sección en tu actualización de estado en la que hagas un seguimiento del progreso desde tus actualizaciones anteriores hasta la actual, motivándoles así a seguir empujando y avanzar.
Las actualizaciones de estado no sólo tratan de lo que ha ido bien, sino que es importante ser sincero sobre lo que no ha funcionado y cómo se puede gestionar mejor en el futuro.
Comprométase a compartir información sobre los próximos pasos y termine con una clara llamada a la acción. También puedes solicitar comentarios y aclaraciones que te ayuden a mejorar.
Ejemplos de correos electrónicos de actualización del estado del trabajo
Ejemplo 1 (A su equipo y a su jefe)
Asunto: Actualización de estado Sprint [Número] Semana [Número]
Estimado equipo,
Espero que todos estéis bien. Un resumen de la semana pasada es [Comparta un párrafo de 2-3 frases que describa lo más destacado].
Basándonos en la semana, hay algunos pasos que tendremos que dar en los próximos días como [Compartir pasos futuros].
Lo que funcionó bien:
[Enumere el punto 1 que funcionó]
[Enumere el punto 2 que funcionó]
[Lista de elementos que funcionaron]
Desafíos:
[Lista Desafíos 1]
[Lista Desafíos 2]
[Lista Desafíos 3]
Próximos pasos:
[Siguiente Paso 1]
[Siguiente paso 2]
[Siguiente paso 3]
Y esto es todo por esta semana. Si tiene preguntas o aclaraciones, no dude en ponerse en contacto conmigo por correo electrónico.
Gracias por dedicar tu tiempo a la actualización. Buen fin de semana.
Saludos,
[Su nombre]
Ejemplo 2 (A su jefe)
Estimado [Nombre del Gerente],
Espero que estéis bien. Esta semana ha sido [Comparta un párrafo de 2-3 frases que describa lo más destacado].
Aquí tiene más detalles sobre la semana.
Lo que funcionó bien:
[Enumere el punto 1 que funcionó]
[Enumere el punto 2 que funcionó]
[Lista de elementos que funcionaron]
Desafíos:
[Lista Desafíos 1]
[Lista Desafíos 2]
[Lista Desafíos 3]
Próximos pasos:
[Siguiente Paso 1]
[Siguiente paso 2]
[Siguiente paso 3]
Si tiene alguna pregunta o aclaración, no dude en responder.
Gracias por su tiempo.
Saludos cordiales,
[Su nombre]
Conclusión
Redactar un correo electrónico claro y eficaz sobre el estado de un proyecto puede parecer una tarea desalentadora. Sin embargo, si conoces las mejores prácticas de este artículo y utilizas las plantillas de correo electrónico de muestra, el proceso de creación de un excelente correo electrónico sobre el estado del proyecto será mucho más sencillo y ágil.
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