Como profesional, recordar a alguien una reunión, un plazo o una tarea. En estos casos, el correo electrónico es una de las formas más eficientes y eficaces.

Sin embargo, redactar un correo electrónico recordatorio que transmita la urgencia de la situación sin sonar insistente o grosero puede resultar complicado. Este artículo explora algunas de las mejores prácticas y proporciona una plantilla de muestra para ayudarle a escribir un correo electrónico de recordatorio eficaz.

Cosas para recordar

Antes de escribir un correo electrónico recordatorio, hay que tener en cuenta algunas cosas:

  • Sea claro y conciso en su mensaje. Evite irse por las ramas e intente ir directamente al grano.

  • Utilice un tono profesional y mantenga una actitud amistosa pero firme.

  • Reconozca siempre el tiempo y el esfuerzo del destinatario y muéstrele gratitud por su trabajo.

Buenas prácticas

  • Utilice un asunto claro: El asunto debe ser breve pero informativo. Debe indicar claramente el propósito del correo electrónico, ya sea un recordatorio para una reunión, una fecha límite o una tarea.

  • Empiece con un saludo: Comienza tu correo electrónico con un saludo cortés como "Estimado [Nombre]" o "Hola [Nombre]".

  • Indique el propósito del correo electrónico: Sea claro y conciso en su mensaje. Exponga el motivo de su correo de forma sencilla y directa.

  • Proporcione el contexto: Si es necesario, explica brevemente por qué es importante la reunión, el plazo o la tarea. Esto puede ayudar al destinatario a comprender la urgencia de la situación.

  • Especifique los detalles: Facilite todos los detalles necesarios, como la fecha, la hora y el lugar o el plazo de la reunión. Si se trata de una tarea, deja claro qué hay que hacer, cuándo y cómo.

  • Muestra gratitud: Reconozca siempre el tiempo y el esfuerzo del destinatario y agradézcale su trabajo.

  • Termine con una llamada a la acción: Termina tu correo electrónico con una llamada a la acción clara, como "Por favor, avísame si puedes venir" o "Por favor, confirma que has completado la tarea".

Plantilla de muestra

Asunto: Recordatorio: [Reunión/Fecha límite/Tarea]

Estimado [Nombre],

Espero que se encuentre bien. Le escribo para recordarle [Reunión/fecha límite/tarea] prevista para [Fecha/hora]. Como recordatorio, la reunión se celebrará en [Lugar]. La fecha límite para la tarea es [Fecha], y nos gustaría recibir su trabajo terminado para entonces.

Comprendo que todo el mundo tiene la agenda repleta y agradezco el tiempo y el esfuerzo que han dedicado a este asunto. Sin embargo, es crucial que cumplamos el plazo o completemos la tarea a tiempo.

Si tiene alguna pregunta o duda, no dude en ponerse en contacto conmigo. Estoy a su disposición para ayudarle en todo lo que pueda.

Gracias por su duro trabajo y su dedicación a este proyecto.

Saludos cordiales,

[Su nombre]

Conclusión

Escribir un correo electrónico de recordatorio puede ser desalentador, pero si sigue estas prácticas recomendadas le resultará mucho más fácil. Recuerda ser claro, conciso y profesional en tu mensaje.

Reconozca siempre el tiempo y el esfuerzo del destinatario y facilite todos los detalles necesarios. Utilice la plantilla de ejemplo que le ofrecemos como guía para redactar un correo electrónico recordatorio eficaz. Así te asegurarás de que el mensaje se reciba y se actúe en consecuencia.