Mantener limpio el lugar de trabajo es una responsabilidad colectiva de todos los que trabajan en él y no debe ser sólo una decisión estética, sino también práctica.
En esta entrada del blog veremos cómo redactar un correo electrónico para informar al personal sobre la limpieza en el lugar de trabajo. Para ello, nos ayudaremos de algunas consideraciones clave de la comunicación profesional, las mejores prácticas que se sabe que funcionan y un ejemplo de correo electrónico que puedes copiar para tu propio uso. Empecemos.
Consejos para recordar
Sé respetuoso y no parezcas condescendiente al enviar este correo electrónico, y ten muy presente que es muy fácil parecerlo aunque no sea tu intención.
Explica claramente los motivos que te han llevado a enviar este correo electrónico, expón los casos concretos que te han llevado a hacerlo y mantén un tono respetuoso y neutro.
Añada un refuerzo positivo a su correo electrónico indicando las ocasiones en las que el personal ha respetado unas normas de limpieza estrictas y cómo ello ha influido positivamente en el lugar de trabajo.
Buenas prácticas
Sea específico en cuanto a lo que se espera de usted y no deje lugar a ambigüedades en lo que se refiere a aspectos de orden en el lugar de trabajo. Si tiene casos concretos que quiera destacar, hágalo sin señalar con el dedo.
No se limite a exponer los problemas, ofrezca también posibles soluciones si las hay cuando sus empleados intentan mantener limpio su lugar de trabajo. Si hay obstáculos, reconózcalos y ofrezca soluciones.
Fomente una rutina u horario de limpieza rápida que garantice el fácil cumplimiento de las normas de higiene de la empresa. Por ejemplo, puede pedir a sus empleados que realicen una rutina rápida de limpieza del escritorio al final del día.
Envíe un correo electrónico de seguimiento con los resultados unas semanas después de este correo electrónico para mostrar el progreso o la falta del mismo. Esto podría servir como recordatorio a su personal de lo importante que es para su empresa la higiene en el lugar de trabajo.
Ejemplo de correo electrónico del personal sobre el orden en el trabajo
Hola, equipo,
Espero que todo os vaya bien. Me llamo [Su nombre] y actualmente trabajo como [Su designación] en [Nombre del departamento].
Este correo electrónico tiene por objeto poner en su conocimiento nuestra política revisada de limpieza en el lugar de trabajo, que entrará en vigor el [Fecha de inicio].
La política se revisó después de [Incidentes Específicos de Estado] y en adelante nos gustaría evitar este tipo de situaciones.
Entendemos que mantener [Indique la solicitud] es difícil [Indique los obstáculos que dificultan el cumplimiento de la solicitud]. Pero [Indicar la solución para cumplir la solicitud] puede ayudarnos a mantener los mejores estándares de higiene posibles dadas las limitaciones.
Para facilitar las cosas, sugeriría [Breve sobre una posible rutina de limpieza]. Así que, por favor, considere esta sugerencia.
Gracias por tomarse la molestia de estudiar esta solicitud. Si tiene alguna pregunta o aclaración, no dude en responder a este correo electrónico.
Saludos,
[Su nombre]
[Su designación]
Conclusión
Enviar un correo electrónico al personal sobre la limpieza del lugar de trabajo es una responsabilidad fundamental para un director o responsable y, sin los consejos, las mejores prácticas y la plantilla de muestra que acabamos de compartir, puede resultar complicado mantener la cortesía y la profesionalidad.
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