Las reuniones son parte integrante del lugar de trabajo moderno y, si lleva un tiempo en esto, sabrá que no presentarse a una reunión es más habitual de lo que le gustaría.
Aunque casi todos hemos sufrido alguna vez una ausencia, aprender a lidiar con ella no es algo habitual.
Veamos cómo hacer frente a una ausencia sin causar mala impresión.
Buenas prácticas para una mejor experiencia
Antes de entrar en las plantillas y los mensajes específicos, es esencial tener en cuenta las mejores prácticas generales para garantizar que la experiencia de seguimiento y las consecuencias sean fluidas. Aquí las tienes:
No hagas sentir culpable ni acoses al posible cliente
Recuerde que el objetivo del correo electrónico no es hacer que el posible cliente se sienta culpable por haber faltado a la reunión. Así que evita frases como "Estaba esperando ansioso", "No esperaba esto de ti", etc.
Aporte más contexto y sea sincero
Cuando alguien falta a una reunión, puede deberse a varias razones, entre ellas que el contexto de la reunión no se haya comunicado bien. Así que aprovecha esta oportunidad para añadir el contexto que puedan haberse perdido.
Elija una ventana adecuada
Un correo electrónico de "seguimiento" prematuro puede entorpecer la relación con el cliente potencial. Por lo general, no presentarse hasta diez minutos después del inicio de la reunión puede considerarse con seguridad un "no-show". Por lo tanto, lo ideal es enviar el correo electrónico una vez transcurrido ese tiempo.
Sé educado y no regañes
Aunque es comprensible que estés disgustado por no haberte presentado, debes controlar tu lenguaje y tu tono. Lo ideal es utilizar un tono educado y diplomático. Además, asegúrate de exponer tu punto de vista una sola vez y abstente de repetirlo en el cuerpo del mensaje.
Cosas que hay que incluir en el correo
Estas son algunas de las cosas que debería considerar añadir al correo electrónico, dependiendo de lo que sea aplicable.
Logística de reprogramación: Fecha, hora, herramientas (si procede).
Documentación: Documentos relacionados, enlaces y activos.
Ventana para echarse atrás: Oportunidades para aplazar o descartar la invitación.
Plantillas de correo electrónico para la circunstancia
Con toda la información anterior, aquí tienes algunas plantillas que puedes utilizar para tu próximo correo electrónico de seguimiento de no-show.
Plantilla A: Correo electrónico de seguimiento rápido y de bajo contexto.
Hola [NOMBRE DEL RECIPIENTE],
Parece que nos hemos perdido la reunión de hoy.
Si estás disponible, intentémoslo de nuevo [PLAZO]. Quiero avanzar en [TEMA], y una llamada rápida me vendría muy bien.
Aquí hay un enlace [CALENDLY LINK] que puede utilizar para programar una llamada conmigo.
Si tienes alguna alternativa que quieras explorar, házmelo saber.
Lo mejor,
[SU NOMBRE]
Plantilla B: Seguimiento junto con intercambio de documentos y oportunidad de descartar la reunión.
Hola [NOMBRE DEL RECIPIENTE],
Parece que hoy no nos hemos visto y quería repasar [TEMA] contigo.
He adjuntado algunos documentos que pueden añadir más contexto a nuestra reunión.
Programemos otra llamada para [PLAZO]. Avísame a qué hora te viene mejor; si no, utiliza mi enlace de Calendly para elegir una hora adecuada.
Para su información, podríamos aplazar esta reunión si considera que un correo electrónico explicando {TOPIC] podría ser suficiente.
Gracias,
[SU NOMBRE]
Plantilla C: Seguimiento rápido con una oportunidad para que el destinatario se eche atrás.
Hola [NOMBRE DEL RECIPIENTE],
Lo siento, nos perdimos nuestra reunión programada.
Si estás disponible, intentémoslo de nuevo [PLAZO]. Todavía me gustaría hablar de cómo [TEMA] puede [BENEFICIAR].
Para programar la reunión, puede acceder a mi calendario aquí [ENLACE CALENDARIO].
Por favor, avíseme si hay algún cambio.
Lo mejor,
[SU NOMBRE]
Conclusión
Y con esto terminamos este post sobre cómo enviar un correo electrónico a alguien que ha faltado a una reunión. Esperamos que las prácticas y las plantillas compartidas te resulten útiles la próxima vez que las necesites.
¿Tiene alguna sugerencia para nosotros? ¿Nos hemos dejado alguna buena práctica? Háznoslo saber en Twitter y LinkedIn. Gracias por leernos.
