Como responsable de RR.HH. o de contratación, obtener una confirmación del candidato o posible candidato sobre su fecha de incorporación es un paso fundamental en el proceso de incorporación.
Esta información puede ayudarle a planificar mejor su llegada y a cerrar el círculo de la contratación.
En esta entrada del blog, vamos a ver cuáles son las consideraciones clave a la hora de escribir un correo electrónico de confirmación de la fecha de incorporación, las mejores prácticas al escribir uno, y una plantilla de correo electrónico de muestra que puede modificar y utilizar en función de sus necesidades. Empecemos.
Consejos para recordar
Cuando escriba el correo electrónico confirmando la fecha de incorporación, asegúrese de que los datos que está confirmando son exactos para que no haya malentendidos con el candidato que puedan tener repercusiones.
Explique claramente por qué se pone en contacto con él para confirmar la fecha, de modo que el candidato no se lo piense demasiado y se sienta tranquilo. Los correos electrónicos confusos pueden ser fuente de ansiedad para los solicitantes de empleo.
Utiliza un lenguaje positivo en tu correo electrónico. Por ejemplo, en lugar de preguntar al candidato si está al tanto de la fecha de inicio de su empleo, indícasela con una frase como "Escribo esto para confirmar tu fecha de inicio en [Fecha de inicio]".
Comparte las vías de comunicación con el candidato y dale opciones para ponerse en contacto contigo. Asegúrate de mencionar explícitamente la ventana de comunicación, ya que los mensajes poco claros podrían dar lugar a llamadas/mensajes en horas no laborables.
Buenas prácticas
Escriba una línea de asunto clara que transmita el quid del correo electrónico y ayude a tranquilizar al candidato, pero que indique que es lo suficientemente importante como para que lo lea y responda.
Exprese su entusiasmo por la incorporación del candidato a la empresa y hágale sentir bienvenido en la nueva organización. De este modo, el candidato mantendrá una actitud positiva hacia la empresa.
Indique los detalles oficiales sobre el empleo del candidato y confírmelos de forma asertiva para que no haya ambigüedades. Este enfoque es mejor que comprobar si el candidato conoce los detalles.
Comparta el calendario de incorporación con el candidato para que pueda prepararse con antelación, ya sea en forma de documentación, aclaración de horarios, programas de formación, etc.
Muestra gratitud al candidato por haber elegido tu empresa/equipo y lo positivo que es para el resto del equipo que se una a ellos en la misión.
Modelo de correo electrónico de confirmación de la fecha de adhesión
Asunto: [Nombre del candidato]: Confirmación de datos de afiliación
Estimado [Nombre del candidato],
Espero que le vaya bien. Estamos muy contentos de que te unas a nosotros como [Cargo].
Le escribo este correo electrónico para confirmarle que su fecha de incorporación sería [Fecha de incorporación].
Por favor, preséntese en la oficina a las [Hora]. Aquí tienes más detalles sobre el día de tu incorporación:
Dirección: [Dirección de la oficina/Enlace zoom (si es remoto)]
Horario: [Comparta el horario del primer día]
Director responsable: [Nombre del responsable]
Correo electrónico del gerente: [Correo electrónico del Director]
Número de teléfono del gerente: [Número de teléfono del gerente].
POC de Recursos Humanos: [Nombre del POC de Recursos Humanos].
Correo electrónico del POC de Recursos Humanos: [Email del POC de RRHH]
Número de teléfono del POC de Recursos Humanos: [Número de teléfono del POC de Recursos Humanos].
Si tienes más preguntas, no dudes en responder a este correo electrónico o, si te sientes más cómodo, puedes ponerte en contacto directamente con tu superior jerárquico o con el punto de contacto de RR.HH.
Una vez más, estamos encantados de tenerte a bordo.
Saludos,
[Su nombre]
[Su designación]
Conclusión
Con las buenas prácticas mencionadas, los trucos útiles y el modelo de correo electrónico para confirmar la fecha de incorporación de un candidato, estarás bien equipado para comunicarte en este escenario.
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