Gestionar la comunicación con el cliente es esencial en un entorno laboral tan conectado como el actual, en el que los cambios no son infrecuentes. Un cambio de este tipo, como el de un punto de contacto, debe comunicarse al cliente con profesionalidad y a tiempo.
En esta entrada del blog, veremos consejos que puede utilizar para escribir un correo electrónico informando a los clientes de un nuevo punto de contacto, algunas prácticas recomendadas y, a continuación, compartiremos un ejemplo de correo electrónico que puede copiar y modificar en función de sus necesidades. Empecemos.
Aspectos a tener en cuenta al informar a los clientes de un nuevo punto de contacto
Sea puntual en su comunicación para que el cliente tenga tiempo suficiente de adaptarse a los cambios y planificar en consecuencia. Además, una reunión informativa de última hora puede parecer poco profesional y precipitada.
Sea muy claro sobre lo que está pasando, por qué se produce el cambio, cómo será la comunicación en el futuro y mantenga la profesionalidad a lo largo de todo el correo electrónico.
Personalice su correo electrónico y asegúrese de que el cliente entiende que no se trata de un anuncio superficial. Dígale a su cliente lo mucho que su negocio significa para usted y lo contenta que está su empresa de servirle.
Facilite toda la información de contacto del nuevo POC para que el cliente tenga varias formas de ponerse en contacto con él en caso de que una de ellas no sea factible. Comprueba que los datos que has proporcionado son correctos.
No olvide reconocer las contribuciones de anteriores POC a la colaboración entre su empresa y el cliente, esto ayudará a recordar al cliente la relación positiva que ha tenido con su organización.
Buenas prácticas para informar a los clientes de un nuevo punto de contacto
Elija una línea de asunto clara y concisa y asegúrese de utilizar la palabra "Importante" en ella para que capte la atención del cliente. El cambio de POC es algo que el cliente tiene que saber lo antes posible y marcarlo como importante se asegurará de ello.
Presente claramente al cliente al nuevo punto de contacto y añada sus trabajos anteriores, sus capacidades y su experiencia en el trato con los clientes. De este modo, el cliente conocerá al nuevo punto de contacto y tendrá la seguridad de que está en buenas manos.
Garantice claramente que el cambio de POC no afectará negativamente a la asociación, destaque las capacidades del nuevo POC e indique claramente que valora su asociación y que, por lo tanto, ha designado a una persona muy capaz para gestionar esta relación.
Indique explícitamente que este cambio no afectará a las relaciones y operaciones comerciales entre la empresa y el cliente. El espectáculo continuará y, en caso de dudas, preguntas o temores, el cliente podrá ponerse en contacto con usted para resolverlos.
Ejemplo de correo electrónico para informar a los clientes de un nuevo punto de contacto
Asunto: [Importante] POC Cambiado de [POC Anterior] a [Nuevo POC]
Estimado [Nombre del destinatario],
Espero que se encuentre bien. Le escribo este correo electrónico para informarle de que se ha producido un cambio de POC para su [Cuenta/Nombre de la empresa].
[Mencione el motivo del cambio, si procede].
A partir del [Fecha de inicio], [Nombre del antiguo POC] será sustituido por [Nombre del nuevo POC] como persona de contacto principal.
[Nombre del nuevo POC] trae consigo [Explique las cualificaciones, experiencia del nuevo POC] y tenga la seguridad de que recibirá el mismo nivel de servicio que generalmente espera de nuestra asociación.
Aquí están los datos de contacto del nuevo POC:
Correo electrónico: [Nuevo correo electrónico POC]
Número de teléfono: [Nuevo número de teléfono POC].
Si tiene alguna pregunta o aclaración ahora o en cualquier momento en el futuro, no dude en ponerse en contacto con el jefe del equipo de servicio de cuentas en [Account Service Team Lead' Email] o puede llamarles al [Account Service Team Lead' Phone Number] para ser atendido rápidamente o para compartir cualquier escalada.
Entendemos que su colaboración con [Nombre del antiguo POC] en [Lista de proyectos y tareas trabajadas por ambos] ha sido una gran experiencia y se lo agradecemos.
[Nombre del nuevo POC] se compromete a ofrecerle más experiencias de este tipo y a mantener una relación laboral impecable.
Gracias por su continuo patrocinio y colaboración con [Su Empresa] y estamos encantados de servirle.
Atentamente,
[Su nombre]
[Su designación]
[Sus datos de contacto]
Conclusión
Comunicar a tu cliente un cambio en el POC puede parecer algo desalentador y puede que hayas pensado en posponerlo. Pero ahora que sabes cómo redactar este tipo de correo electrónico, deberías hacerlo personalizándolo, indicando claramente los detalles del nuevo punto de contacto, garantizando al cliente la continuidad de las normas de funcionamiento, etc.
Si le preocupa omitir aspectos críticos del correo electrónico, no dude en utilizar el ejemplo de correo electrónico anterior para informar al cliente del cambio de POC.
Gracias por su lectura. Si usted está buscando consejos sobre cómo escribir un correo electrónico de solicitud de trabajo desde casa? ¡No te pierdas nuestra última entrada del blog!
