Las reuniones son esenciales para más o menos todas las organizaciones, desde las nuevas empresas con menos de diez empleados hasta las empresas transnacionales con miles de empleados.

Las reuniones son una forma eficaz de crear una sinergia de ideas y opiniones para llegar a un resultado factible. Sin embargo, a veces puedes acabar teniendo demasiadas reuniones que perjudican la productividad de tu empresa/equipo.

En este artículo veremos cómo diagnosticar si tiene demasiadas reuniones y cómo gestionarlas.

¿Tiene demasiadas reuniones?

Mientras que la sensación persistente de que una reunión es evitable es evidente para los participantes, averiguar si existe un patrón de reuniones inútiles es un juego de pelota totalmente diferente.

Elegir la cadencia de reuniones adecuada para su equipo puede ser decisivo para la productividad de una organización.

He aquí algunos síntomas que podrían indicar que tienes el patrón de "demasiadas reuniones":

  1. Bajo nivel de productividad de su equipo.

  2. Poco entusiasmo para asistir o contribuir a una reunión.

  3. Las reuniones terminan sin un camino claro.

  4. Hay poco seguimiento de los temas tratados en la reunión.

Si sale constantemente de las reuniones con uno o varios de los síntomas mencionados, es probable que haya un problema.

¿Qué puedes hacer al respecto? En realidad, mucho.

Resolver el problema de "demasiadas reuniones

He aquí algunas formas de reducir el número de reuniones innecesarias que plagan su organización:

No tener días/horarios de reunión

Debe haber periodos que los demás miembros de tu equipo no puedan infringir, y tus empleados pueden utilizar estas franjas de tiempo para dedicarse a trabajar en profundidad porque saben que no les llamarán para nada.

Puedes optar por un enfoque diario en el que no se permitan reuniones en determinados días, o puedes bloquear ciertas partes del día en las que tu equipo se sienta más productivo y no quiera ser molestado por reuniones.

Exija una agenda clara

Uno de los requisitos fundamentales para que alguien programe una reunión debe ser un plan/orden del día claramente definido que valide la necesidad de la reunión.

Las reuniones sin orden del día son improductivas y no dejan margen para que los participantes se preparen con antelación.

Un orden del día claro también ayudará a evaluar la lista de invitados para poder eliminar de ella a aquellos cuya presencia no sea un requisito.

Fomentar el uso de herramientas asíncronas

La necesidad de comunicación cara a cara se reduce drásticamente cuando se tiene acceso a buenas herramientas asíncronas. Y para fomentar la comunicación asíncrona, hay que comunicar claramente su utilidad al equipo.

Se puede empezar por definir lo que valida una reunión, y para todo lo demás, el modo de comunicación por defecto tiene que ser una herramienta asíncrona. En los casos en que una herramienta de este tipo no pueda hacer justicia, entonces se puede considerar una reunión.

Incluso puedes considerar herramientas como Loom en lugar de una reunión de revisión, comentarios de Figma en lugar de una reunión de diseño, la función de sugerencias de Google Docs en lugar de una reunión para la edición de textos, etc.

Hacer que la asistencia sea opcional para los asistentes de baja prioridad

Si la presencia de alguien aporta un valor añadido marginal a la reunión, pero no es absolutamente necesaria, considere la posibilidad de que su asistencia sea opcional.

Esto te obligará a seleccionar a los participantes en la reunión de forma muy selectiva, y aquellos cuya asistencia sea opcional podrán buscar asistir a la reunión si están lo suficientemente motivados para contribuir a ella. No hay nada peor al comienzo de una jornada laboral que verte arrastrado a una reunión a la que no quieres asistir o a la que crees que puedes contribuir.

Acortar las reuniones

Una reunión que se alarga porque sí nunca es buena y puede disuadir a los participantes de contribuir durante la reunión y también desmotivarlos para asistir a futuras reuniones.

Así que la reunión debe ser lo suficientemente breve como para que todos los participantes estén atentos y no se hagan perder el tiempo con palabrería o aclaraciones innecesarias.

Además, programe las reuniones cuando su equipo esté mejor preparado para ello, no al azar. Una reunión de 15 minutos con un equipo motivado para contribuir es mejor que una reunión de 30 minutos en la que todos quieren irse a casa.

Así que ya está. ¿Tiene su organización demasiadas reuniones? ¿Con cuál de estos consejos está más de acuerdo? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ.

¿Tiene algún tema que le gustaría que tratáramos? Háznoslo saber también en Twitter.

Gracias por leernos.