En los últimos años, las reuniones virtuales se han convertido en una norma en el lugar de trabajo. El trabajador del conocimiento medio probablemente asistió a más reuniones virtuales al mes que en dos antes de 2020.

La práctica de las reuniones virtuales existe desde hace tiempo. Pero su frecuencia actual hace que mejorarlas sea una prioridad tanto para quienes las organizan como para quienes asisten a ellas.

Así que vamos a ver cómo puedes mejorar las reuniones virtuales como organizador, y además, al final de este post, también exploraremos algunos consejos para el asistente. Empecemos.

Diseñar y distribuir el orden del día con antelación

Este consejo se aplica tanto a las reuniones offline como a las online. Compartir el orden del día antes de la reunión ayuda de múltiples maneras, como una mejor preparación y un mejor uso del tiempo durante la reunión.

El orden del día debe contener la dirección de la reunión y los objetivos claros que deben alcanzarse al final. Un orden del día vago es una receta para perder un tiempo que podría haberse empleado de forma productiva en otro lugar.

Establecer topes duros que no sean flexibles

Aunque la flexibilidad parece ser el mantra en la mayoría de las empresas, no es algo que se deba fomentar cuando se trata de la puntualidad en las reuniones virtuales.

Cuando una reunión está programada para empezar a las 10 de la mañana, tiene que empezar a las 10 y no a las 10:05 o a las 10:07. El margen de maniobra al comienzo de las reuniones virtuales suele suponer una pérdida de tiempo no solo para el organizador, sino para todos los participantes que llegaron a tiempo.

Garantizar el cumplimiento de las normas básicas de etiqueta

Un nivel básico de etiqueta mejoraría las reuniones para todos los implicados, y es su responsabilidad como organizador comunicar estas expectativas a sus participantes.

Algo tan sencillo como no hablar por encima de los demás, silenciarse cuando no se está hablando, compartir la pantalla con permiso del grupo, sentarse en un lugar razonablemente tranquilo, etc., son buenas prácticas que deben arraigarse en la cultura de reuniones de su empresa.

Hazlas cortas y devuelve el tiempo

La mayoría de las reuniones que celebra la gente no necesitan el tiempo que se les ha asignado. Como seres humanos, nuestra naturaleza nos lleva a añadir amortiguadores para estar seguros, pero eso no siempre es saludable.

Así que puedes probar esta estrategia para las próximas reuniones:

  • Intente reducir el tiempo de reunión a la mitad y compare la eficacia de esta reunión con las anteriores.

  • Si los objetivos de la reunión se alcanzan antes de tiempo, devuelva el tiempo restante a los participantes.

  • Intente encontrar alternativas a las reuniones en su calendario y evalúe si son imprescindibles. Programa sólo si es inevitable.

Dividir las reuniones más largas y asignar descansos

Si una reunión dura más de 45 minutos, una pequeña pausa estratégica de 5 minutos puede hacer maravillas en términos de eficacia.

Pero no hace falta decir que hay que ser estratégico al respecto. No interrumpa una buena fluidez para hacer una pausa forzada. En lugar de eso, evalúa la situación y haz una pausa cuando veas que un subtema o debate ha terminado.

Las reuniones largas pueden ser agotadoras y, a partir de cierto punto, es probable que los participantes se desconecten y la eficacia de la reunión caiga como una losa.

Fomentar la participación de todos

Si se considera que alguien es lo suficientemente importante como para invitarle a una reunión, usted, como organizador, debe asegurarse de que tenga la oportunidad de contribuir.

No todo el mundo puede hacerse oír en una reunión, y a algunos no les gustaría salir de su zona de confort para contribuir a la reunión, por lo que debe haber medidas para que ellos también puedan contribuir.

Algunas de las formas de garantizar la participación son los controles rutinarios, dar tiempo a todos para que expresen sus ideas, hacer que el espacio de reunión sea seguro, etc.

Aquí es donde tener un moderador ayudará, ya que puede intervenir o animar cuando sea necesario.

Tome notas y revíselas periódicamente

Es difícil recordar todos los puntos críticos mencionados o debatidos en una reunión; aquí es donde resultan útiles las notas y tareas de reunión.

Las notas de reunión ayudarán a contextualizar la reunión en curso y servirán de base para futuras reuniones. Lo mismo puede decirse de las tareas, con la salvedad de que éstas contribuirán a que los puntos de la reunión sean viables.

Y cuando utilice una herramienta como Routine, podrá tomar notas de las reuniones y crear tareas directamente en la reunión/evento. Routine también facilita la visualización de tareas incompletas de reuniones anteriores en la parte derecha.

Estos son algunos de los consejos para organizar reuniones virtuales de forma eficaz. ¿Qué opina al respecto? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ.

Además, si tienes sugerencias sobre temas que podamos tratar en el blog de Rutina, no dudes en tuitearnos. Gracias por leernos.