Las reuniones son tan críticas para las organizaciones modernas, si no más, que las tradicionales.

Ahora que la mano de obra está repartida por todo el mundo y los canales de comunicación se expanden más rápido que nunca, merece la pena dar un paso atrás y evaluar dónde estaríamos si no fuera por las reuniones.

Y una de las cosas que hacen que las reuniones sean tan importantes es su necesidad de llegar a conclusiones prácticas o al camino a seguir: los objetivos.

Además de las decisiones tomadas en la reunión, considere algunos metaobjetivos que pueden hacer que sus reuniones sean más eficaces.

Y en esta entrada del blog, exploraremos los objetivos meta y reales.

Metaobjetivos para reuniones eficaces

Empezar y terminar a tiempo

Pocas cosas resultan más exasperantes en el lugar de trabajo moderno que las reuniones que no se ajustan al calendario preestablecido. Empezar y terminar la reunión a tiempo o con antelación debería ser lo mínimo en lo que respecta a las obligaciones del organizador.

Crear medidas prácticas para los objetivos

Deje tiempo para establecer objetivos factibles una vez concluida la parte de debate de la reunión. Si bien es importante identificar soluciones, también lo es diseñar los pasos siguientes y fijar objetivos para evaluar su éxito.

Obtener la opinión de las partes interesadas

La forma más inteligente de mejorar las reuniones (y su eficacia) es crear vías para recabar la opinión de las partes interesadas y elaborar un plan de acción para abordarla.

Confirmar la exactitud y adecuación de las medidas

Una vez finalizada la reunión, asegúrese de que todos los elementos de acción estén correctamente enumerados y de que haya POC adjuntos a cada elemento principal para que el proceso de seguimiento sea fluido. En "Rutina", puede tomar las tareas/acciones de la reunión.

Programar el seguimiento

Una vez finalizada la reunión y comunicada la futura línea de actuación a las partes interesadas y a los POC, hay que crear un calendario de seguimiento y ceñirse a él.

Tipos de reuniones y sus objetivos

No todas las reuniones son iguales, y las metas y objetivos cambian con cada tipo de reunión. Por eso, para fijar los objetivos adecuados, primero tenemos que entender los tipos de reuniones.

Reuniones de resolución de problemas

Se utilizan para encontrar soluciones a un problema o amenaza a los que se enfrenta la organización/equipo.

Objetivo: Clasificar las soluciones de más viable a menos viable y ejecutarlas en el mismo orden.

Reuniones de intercambio de ideas

Sirven para aportar ideas explorando distintas hipótesis. Estas reuniones pueden perseguir un objetivo concreto, pero el camino hacia ese objetivo está menos definido que las reuniones dedicadas a la resolución de problemas.

Objetivo: Enumerar ideas y perspectivas sobre cómo hacer algo junto con una posible jerarquía de consideración basada en la viabilidad y/o el ROI.

Reuniones de planificación

Sirven para trazar la estrategia de un proyecto o empresa y perfilar sus detalles.

Objetivo: Un plan de acción claro y acciones concretas basadas en los requisitos del proyecto.

Reuniones decisorias

Estas reuniones se utilizan para elegir entre alternativas en lugar de encontrar soluciones a los problemas.

Objetivo: Elegir la opción mejor y más viable entre las opciones disponibles y establecer una hoja de ruta para su ejecución.

Reuniones para fomentar la cultura

Sirven para que el equipo se reúna para debatir temas relacionados con la cultura o interactuar sobre intereses o valores comunes de la organización.

Objetivo: Crear camaradería entre los miembros del equipo y/o educar al equipo sobre los valores fundamentales y la ética de la organización.

Reuniones de trabajo

Estas reuniones no son más que una forma de conseguir que varias personas que trabajan en un proyecto interconectado trabajen juntas para crear sinergias y avanzar mucho más rápido que trabajando en silos.

Objetivo: Llevar a cabo la tarea en cuestión o avanzar más allá de lo que habría sido posible en silos.

Reuniones retrospectivas/de revisión

Se utiliza para reflexionar sobre un periodo de tiempo, un proyecto o una actividad con el fin de reflexionar e identificar aprendizajes y sugerir posibles vías de mejora.

Objetivo: Diseccionar y diagnosticar con éxito un acontecimiento/plazo/proyecto y hacer sugerencias prácticas.

Conclusión

Con esto, llegamos al final de este post. Ahora que conoces los tipos habituales de reuniones y sus objetivos, puedes planificar mejor tus reuniones y sus objetivos en consecuencia.

¿Nos hemos perdido alguna reunión o algún tipo de objetivo? Háznoslo saber en Twitter. Gracias por leernos.