Durante mucho tiempo, la multitarea se consideró una práctica productiva en el mundo empresarial. A menudo, la persona que aparentemente podía hacer malabarismos con varias cosas al mismo tiempo se consideraba un gran activo para el equipo.

Aunque ser un polímata (capaz de hacer varias cosas) tiene sus ventajas, ser una persona multitarea no tiene nada de productivo.

Incluso se podría argumentar que la multitarea es un oxímoron, y que es casi imposible realizar simultáneamente dos tareas cognitivamente exigentes. Así que lo que haces cuando dices que eres multitarea es cambiar constantemente entre dos tareas, lo que tiene un coste.

¿Qué es el cambio de contexto?

El cambio de contexto puede describirse como la alternancia entre tareas o herramientas y la necesidad de que el cerebro vuelva a centrarse constantemente. El cambio de contexto también puede describirse como el cambio en nuestra "configuración de control mental" y el coste que pagamos cuando pasamos a una nueva tarea.

Los estudios indican que el cambio de contexto puede reducir la productividad en un 40%. Sin embargo, otras investigaciones similares sitúan esa cifra, de forma conservadora, en torno al 20%.

Independientemente de cuál de estas cifras elijas, está claro que cambiar de contexto te hace improductivo.

Y en este post, veremos algunas formas de dejar de cambiar de contexto y ser más productivo.

¿Cómo detener el cambio de contexto?

Hay muchas maneras de frenar o incluso detener el cambio de contexto, y es especialmente fácil para usted poner en práctica algunos de estos consejos utilizando la Rutina. Aquí los tienes:

Bloqueo temporal

El proceso de bloqueo del tiempo es sencillo. Cuando tienes una tarea pendiente, le dedicas un tiempo en tu calendario para trabajar sólo en ella. Puedes hacer esto para una tarea individual o para un grupo/lote de tareas similares o conectadas. Bloquear tiempo en Rutina es tan sencillo como arrastrar y soltar una tarea en tu calendario.

Días temáticos

Cuando decides trabajar en un solo tipo o tarea individual en determinados días de la semana, eso puede ayudar a mejorar tu productividad. Esto también podría considerarse la versión ampliada del bloqueo del tiempo, salvo que bloqueas un día entero en tu calendario para un tipo específico de trabajo.

Una sola tarea

Se trata de la práctica de trabajar en una sola tarea cada vez. Aunque el método no es tan sofisticado o estructurado como el bloqueo temporal, adoptar un enfoque de una sola tarea para tu trabajo puede ayudar a impulsar una cultura de alta productividad que no se vea empañada por distracciones excesivas o la necesidad constante de hacer más en un momento dado.

Comerse la rana

Iniciado por Brian Tracy basándose en una cita de Mark Twain, el método de comerse la rana le pide que elija la tarea más difícil pero importante de su plato y la termine a primera hora de la mañana. Elegir una tarea difícil y trabajar en ella hasta terminarla le ayudará a motivarse para mantener el mismo enfoque durante el resto del día, sin distraerse con otras tareas mientras trabaja en la que tiene entre manos.

Rituales

Una de las mejores cosas que se pueden hacer para mejorar la productividad es establecer rituales que ayuden a evitar el cambio constante de contexto. Por ejemplo, si antes de pasar a una nueva tarea das un paseo rápido de 5 minutos, te asegurarás de no cambiar de tarea a menudo.

Pausas estratégicas

Como exploramos en los rituales, hacer pausas estratégicamente te ayudará a evitar el agotamiento y/o saturarte tanto con tu tarea actual que quieras cambiar a otra. Un método como la técnica Pomodoro puede ser útil cuando trabajas en una tarea individual o en un lote de tareas similares durante un bloque de tiempo concreto de 25 minutos, seguido de un descanso de 5 minutos.

Principio de Pareto

Elegir las tareas que le proporcionarán el mayor rendimiento de su tiempo y concentración le ayudará a aclarar en qué tiene que trabajar y por qué no debe realizar varias tareas a la vez mientras trabaja en ellas. Unas pocas tareas importantes bien hechas y sin errores son mucho mejores que muchas hechas con prisas, así que elige las tareas adecuadas y dedícales toda tu atención.

Súper herramientas

Una de las mejores formas de abordar el cambio de contexto derivado de las herramientas que utilizas es utilizar una superherramienta. Esencialmente, una superherramienta como Routine sirve para más de una función, y hay menos oportunidades para que cambies de herramienta en mitad del trabajo porque mucho de lo que necesitas está disponible en una sola aplicación.

Conclusión

Aunque el cambio de contexto es un verdadero lastre para tu productividad, con las estrategias mencionadas puedes reducirlo mejor. ¿Cuáles son algunas de las formas que utilizas para reducir o eliminar el cambio constante de contexto? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ. Gracias por leernos.