Las reuniones son fundamentales para una organización, y un anfitrión de reuniones eficaz se asegura de que los participantes mantengan el rumbo durante todo el trayecto sin desviarse demasiado durante demasiado tiempo.
Con algunas medidas proactivas y buenas prácticas, los organizadores de reuniones pueden asegurarse de sacar el máximo partido de los asistentes durante la reunión, y en este post hablaremos exactamente de ello.
Así que vamos a ello.
Lista de control previa a la reunión
La mayoría de los organizadores de reuniones acumulan estrés por cosas que pueden haber pasado por alto mientras preparaban la reunión, lo que puede hacer que ésta se interrumpa y se salga de lo previsto.
Una forma excelente de evitarlo sería tener una reunión previa o una lista de comprobación de la preparación de la reunión, que puede eliminar la mayoría de imprevistos y desvíos durante la reunión.
Crear un orden del día de la reunión
Entrar en una reunión sin un orden del día es como aventurarse en un denso bosque sin brújula ni mapa. Un buen orden del día garantizará que los asistentes estén preparados y sepan lo que se espera de ellos.
Un buen orden del día especificará los objetivos de la reunión, la estructura del discurso y los temas que deben tratarse durante la reunión, para que no haya ambigüedades.
Designar un cronometrador
Los organizadores de reuniones pueden asignar varias funciones a los asistentes, y una de las más importantes es la de cronometrador. Cuando alguien está pendiente de que el tiempo se dedique a temas concretos, es más difícil desviarse demasiado tiempo.
Por lo tanto, como organizador, es su responsabilidad dar instrucciones claras a los cronometradores de la reunión para que puedan desempeñar sus funciones con eficacia:
Temas de debate
Priorización de temas/no negociables
Tiempo asignado a cada tema
Sala tampón
Redactar notas de reunión
Una de las mejores formas de hacer un seguimiento de la reunión y no desviarse de ella es escribir notas de la misma. Aquí tienes una entrada de blog sobre cómo tomar notas de reuniones que puede serte de ayuda.
Las notas de las reuniones servirán, ante todo, para asegurar que el debate se desarrolla correctamente y se articula en algo factible. Puedes utilizar Routine para redactar tus notas de reunión sin tener que cambiar de aplicación para tus notas, calendario y gestión de tareas.
Compartir opiniones con los asistentes
Las personas necesitan feedback para mejorar, y las reuniones no son una excepción. Con una retroalimentación eficaz y honesta, los asistentes a la reunión se esforzarán por corregir sus defectos, entre los que se incluyen las divagaciones durante la reunión.
Por lo tanto, si uno o varios de sus asistentes se desvían con frecuencia, no deje de compartir su preocupación con ellos después de la reunión.
Mantener la jerarquía de las reuniones
Una reunión eficaz tiene al organizador al timón para asegurarse de que todo está en orden, y tú debes mantener esa jerarquía durante la reunión. Como organizador, es tu responsabilidad garantizar que la reunión sea eficaz; por lo tanto, debes imponer normas que la mantengan así.
Si se produce una digresión o si un tema se alarga demasiado, eres tú quien debe intervenir y decidir si continuar o pasar a otro tema.
Conclusión
Con las prácticas mencionadas, puede estar seguro de que las reuniones se desarrollarán y tendrán mejores resultados. ¿Nos hemos dejado algo? Háznoslo saber en Twitter(RoutineHQ).
Y si tiene sugerencias para futuros temas que le gustaría que tratáramos, háganoslo saber. Gracias por leernos.
