Las actas de reunión hacen que las reuniones sean más eficaces cuando se hacen bien. Al haber creado una aplicación con notas y tareas integradas en el flujo de trabajo, sabemos qué hace que las actas de reunión sean esenciales y qué medidas puedes tomar para mejorarlas.
Diferencia entre acta y orden del día
Muchas personas poco familiarizadas con las prácticas de reuniones suelen confundir las actas con los órdenes del día.
Son muy diferentes entre sí y tienen finalidades completamente distintas. Mientras que las actas de reunión están pensadas para que el seguimiento posterior sea más eficaz, el objetivo del orden del día es que la reunión sea más eficaz.
El orden del día de una reunión implica la preparación previa de los temas que se van a tratar, las listas de asistentes, los POC, la logística, etc.
Por otro lado, las notas o actas de reunión se centran en registrar y procesar la información basada en lo que ocurre durante la reunión. En algunos casos, también es necesario que sepas cómo escribir un correo electrónico a alguien que ha faltado a una reunión, de modo que puedas compartir el acta de la reunión con los ausentes junto con este correo electrónico.
Elementos esenciales de las actas de reunión
Antes de entrar en consejos y prácticas para redactar mejores actas de reuniones, dediquemos un minuto a examinar los elementos que debe incluir rápidamente en su lista de control de reuniones.
Fecha, hora y lugar
Asistentes (Participantes)
Principales temas tratados
Decisiones adoptadas
Comentarios importantes
Resultados de la votación
Estrategia y calendario de seguimiento
Fecha, hora y lugar de la próxima reunión (si procede)
Aunque las actas de sus reuniones pueden diferir ligeramente, lo más probable es que los puntos mencionados aquí formen parte del 90% de las actas de sus reuniones.
Consejos para redactar actas de reuniones
Con la definición y la lista de puntos listas para redactar actas de reunión eficaces, he aquí algunas buenas prácticas para mejorarlas.
Mantenga un lenguaje y un tono coherentes para no confundir a quienes lean el acta. No utilice palabras o formas abreviadas que la gente no pueda entender inmediatamente.
Graba una versión de audio de la sesión por si necesitas volver a ella en caso de duda. Si no estás seguro, no hagas conjeturas porque la diversidad de perspectivas suele ser alta en una reunión y puede que no coincida con tu conjetura.
Permita que los demás miembros tengan acceso a las actas de la reunión durante la misma y puedan sugerir cambios a medida que las redacta para que haya consenso sobre los puntos acordados.
Resume las actas de la reunión antes de compartirlas con las partes interesadas, ya que la mayoría de la gente prefiere la versión resumida de lo sucedido, con los detalles necesarios, en lugar de todo el resumen de la reunión.
Añade los nombres del POC y del colaborador junto con los temas de los que se encargan o el punto al que han contribuido. Esto ayudará a atribuir los resultados de la reunión a las personas.
Guarde todas las actas de las reuniones en un lugar seguro. En Routine, puede almacenar las actas de la reunión directamente en la aplicación con nuestras funciones de notas y tareas de la reunión. También puedes elegir una herramienta como Google Drive o iCloud para almacenar las actas de reunión o utilizarlas como herramienta de copia de seguridad como Notion o Routine.
Y con esto terminamos este artículo sobre cómo redactar actas de reuniones. Si este artículo te ha resultado útil, no dudes en visitarnos en LinkedIn y Twitter.
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