Las reuniones ineficaces son una gran pérdida de tiempo y pueden mermar rápidamente la productividad y la moral.

Sin embargo, hay formas de superar estos problemas y hacer que las reuniones sean más productivas y agradables.

He aquí algunos consejos para empezar, con ejemplos:

Empezar con una agenda clara

Antes de cada reunión, determina qué temas deben tratarse y crea un orden del día claro. Una vez que tengas un orden del día, puedes compartirlo con los asistentes antes de la reunión para que puedan prepararse y fijar bien sus expectativas.

Por ejemplo, si la reunión versa sobre el lanzamiento de un nuevo producto, el orden del día puede incluir la lista de temas que deben tratarse para que se produzca el lanzamiento. De este modo, los asistentes no perderán el hilo y se asegurarán de que todos los temas se traten con prontitud.

Establecer un límite de tiempo

Limite las reuniones al tiempo necesario y cíñase a ese plazo. Por ejemplo, puedes programar tu reunión para 45 minutos en lugar de la hora predeterminada si es lo que tardarás en alcanzar el objetivo de la reunión.

También puedes establecer un recordatorio que avise a todo el mundo de que el tiempo asignado a un tema o asunto ha terminado, y que deben pasar al siguiente punto del orden del día de la reunión. Así mantendrás la concentración y evitarás que las reuniones se alarguen.

Fomentar la participación

Anima a todos los participantes a compartir sus ideas y puntos de vista para asegurarte de que todos tienen la oportunidad de hablar. Asegurarse de que todos se sienten cómodos compartiendo sus ideas y reflexiones sobre el tema es fundamental para una buena reunión.

Por ejemplo, puedes empezar cada reunión pidiendo a todos que compartan sus avances en un proyecto concreto o sus ideas sobre el orden del día. De este modo, se iniciará la conversación y se evitará que sea monopolizada por unas pocas personas.

Evitar la multitarea

Evita consultar el correo electrónico u otras distracciones durante las reuniones. Mantenerse concentrado(una sola tarea) muestra respeto por los organizadores y los asistentes y ayuda a que todo el mundo sea productivo.

Por ejemplo, puedes silenciar tu teléfono o desactivar las notificaciones durante la reunión. También puedes buscar un asistente alternativo si alguien no puede comprometerse plenamente con la reunión y probablemente esté entre tareas.

Tómate descansos

Tomar descansos cada 25 minutos puede ayudar a mantener a todo el mundo fresco y evitar el aburrimiento. Las pausas pueden tener un gran impacto en la eficacia general de la reunión, tanto si se trata de un estiramiento rápido como de unos minutos de aire fresco.

Por ejemplo, puede planificar una pausa de 5 minutos cada 25 minutos, durante la cual todos pueden levantarse, estirarse y tomar un vaso de agua. Para ello, puedes utilizar la Técnica Pomodoro.

Seguimiento

Realiza un seguimiento de los puntos de acción y los siguientes pasos después de la reunión. Por ejemplo, puedes enviar un resumen de la reunión, con las decisiones críticas y las tareas asignadas, para asegurarte de que todo el mundo está de acuerdo.

Esto ayudará a que la gente rinda cuentas y garantizará que todas las decisiones tomadas durante la reunión se lleven a la práctica. Para asegurarte de que así se hace, puedes bloquear tiempo en tu calendario.

Conclusión

Poniendo en práctica estos sencillos consejos, con ejemplos, podrá convertir rápidamente sus ineficaces reuniones en eventos productivos y agradables.

¿Cuáles son tus trucos favoritos para que las reuniones sean eficaces? Tweetéanos en @RoutineHQ. Gracias por leernos.