Las reuniones son una parte inevitable de la vida laboral moderna. Durante la pandemia, la frase "reuniones Zoom" se convirtió en sinónimo de nuestra interacción diaria en el lugar de trabajo.
Aunque las reuniones son vitales, sólo unos pocos de nosotros las preparamos bien para asegurarnos de que les sacamos el máximo partido. Así que dediquemos unos minutos a repasar algunas de las mejores prácticas que pueden ayudarte a preparar bien las reuniones.
Preparar una reunión
Establecer propósitos y objetivos
Empieza por entender para qué es la reunión y, si formas parte del equipo organizador, asegúrate de redactar el propósito, el objetivo y las normas de la reunión.
Hacerlo explícito le ayudará a aclarar estos puntos y le empujará a reconsiderar los elementos que no le parezcan válidos.
Crear y compartir la agenda
Una vez definidos los objetivos y propósitos, será fácil establecer el orden del día de la reunión.
El orden del día debe incluir lo que debe ocurrir durante la reunión y cómo se espera que se comporten y contribuyan los participantes.
Recoger preguntas e ideas de las partes interesadas
Aunque no todo el mundo pueda asistir a una reunión, eso no significa que sus voces deban tener representación en ella.
Así pues, si asiste a una reunión en representación de un equipo o contingente, debe recopilar ideas y preguntas para plantearlas en la reunión según su criterio.
Conozca el tipo de reunión a la que asiste
Una vez fijados el orden del día y los objetivos, es esencial saber a qué tipo de reunión se va a asistir.
¿Va a asistir a una presentación? ¿A una evaluación? ¿Una sesión de brainstorming? etc.
Conocer el tipo de reunión le ayudará a determinar su papel en la misma y a esperar que sea un éxito.
Identificar posibles obstáculos
A la vez que te adentras en el tipo de reunión y en tus objetivos, debes tener en cuenta los posibles obstáculos que se te pueden presentar.
Por ejemplo, al asistir a una reunión de presentación, el obstáculo común podría ser la justificación del ROI.
Si estás asistiendo a una sesión de brainstorming, el obstáculo podría ser desviarte del camino. Comprender estos obstáculos te ayudará a encontrar soluciones.
Planificar ventanas de interacción
Es esencial que una reunión sea interactiva y, a veces, la oportunidad de interactuar debe estar integrada en la estructura de la reunión.
Por ejemplo, si presenta diapositivas, añada una ventana para preguntas o interacciones entre subtemas.
Esto ayudará a aclarar y despejar rápidamente las aprensiones y dudas de los participantes.
Asignar funciones a los asistentes
Las reuniones tienen participantes y, siempre que hay personas implicadas, tiene que haber una fuerza reguladora que garantice el cumplimiento de los objetivos.
A menudo, la fuerza reguladora pueden ser los propios participantes, asumiendo los distintos papeles que les asignes.
Por ejemplo, puedes pedirle a alguien que lleve el control del tiempo, escriba las notas de la reunión, actúe como facilitador, etc.
Preparar la apertura 2 minutos
La apertura de las reuniones es posiblemente la más importante, ya que es cuando se establece el orden del día y el tono de toda la reunión.
Así que prepara los 2 minutos iniciales con objetivos como mencionar el orden del día de la reunión, asignar responsabilidades a los participantes, explicar el alcance de la reunión, etc.
Determinar los resultados deseables
No es fácil estructurar y dirigir una reunión eficaz sin saber qué resultados se quieren obtener.
Así que asegúrate de que tú y el otro participante sabéis lo que necesitan sacar de esta reunión.
Establezca puntos de referencia y expectativas y comuníquelos a los participantes lo antes posible.
Comunicar el plan de seguimiento
Cuando esté a punto de terminar la reunión, comparta con los participantes las próximas medidas posibles sobre lo tratado en la reunión. Puedes utilizar el método de flujo para tomar notas o el método de esquema para redactar el acta de la reunión que puedes compartir con los participantes.
El seguimiento hace que las personas sientan que han contribuido a algo significativo y se sientan más motivadas para seguir contribuyendo en el futuro.
También es un buen momento para aprender a enviar un correo electrónico a alguien que no haya asistido a una reunión, junto con el acta de la misma, para que también pueda estar al corriente.
Conclusión
Dicho esto, las reuniones pueden ser una herramienta útil para la comunicación en el lugar de trabajo. Los pasos y buenas prácticas que acabamos de exponer pueden servir de marco claro para preparar una reunión.
Es posible que algunas de las mejores prácticas no se apliquen a determinadas reuniones, y no pasa nada. El objetivo es saber qué hacer cuando te encuentres con una situación que requiera una solución basada en las mejores prácticas.
¿Nos hemos dejado algo? Háznoslo saber en Twitter en @RoutineHQ. Gracias por leernos.
