Las reuniones de personal son esenciales para dirigir una empresa, independientemente del número de empleados.
Aunque la frecuencia de las reuniones puede variar en función de diversos factores, es imprescindible que usted y su equipo tomen conciencia del statu quo, evalúen su posición y construyan una posible estrategia a ejecutar por su equipo.
Las reuniones de personal han cobrado cada vez más importancia en el lugar de trabajo moderno debido al cambio al trabajo a distancia, y es probablemente el único momento en que los miembros de distintos departamentos consiguen conectarse.
He aquí las principales cosas que puede hacer para mejorar sus reuniones de personal y algunas prácticas que es mejor evitar.
Así que vamos a ello.
Cosas que hacer en las reuniones de personal
Prepare un orden del día de la reunión y compártalo para que los asistentes sepan a qué tipo de reunión van y puedan venir preparados.
Utilice un tono motivador durante la reunión para que sus empleados no se sientan desmotivados durante las partes difíciles de la misma. Utiliza un tono seguro, claro y optimista al comunicarte.
Identifique y ofrezca reconocimiento siempre que sea posible para mantener motivados a los miembros de su equipo y ayudarles a esforzarse por mejorar.
Sería de gran ayuda que responsabilizara a su equipo cuando algo saliera mal o las cosas no estuvieran como debían. Pero al mismo tiempo, sé cortés y empático para que se sientan comprendidos.
Anime a los miembros de su equipo a hacer preguntas y a participar en las reuniones de personal. No debe ser un monólogo. Al contrario, tiene que ser una conversación a la que contribuyan todos los miembros presentes.
Céntrese en resolver los problemas en lugar de limitarse a enumerarlos y no ofrecer una salida. Cuando la gente se reúne, es una oportunidad para analizar con eficacia y ofrecer soluciones a problemas que son más difíciles de resolver de forma aislada.
Utiliza una herramienta como Routine para tomar notas de las reuniones y compartirlas después con tu equipo. Las notas de reunión hacen que tus reuniones sean más eficaces y responsabilizan a tus compañeros de equipo.
Antes, durante y después de la reunión, asigne estados o tareas POC para que la reunión sea procesable. Puede crear tareas en la reunión igual que notas en la rutina.
Pida opiniones periódicas después de las reuniones y asegúrese de que se estudian detenidamente para ejecutarlas antes de la siguiente. Cuando los comentarios se tienen en cuenta, motivan a los asistentes a tomarse las reuniones más en serio.
Utilice un formato de reunión estándar en la medida de lo posible. La estandarización garantiza que haya menos ambigüedades en la información facilitada y que se especifique claramente la información más crítica relativa a las reuniones.
Lleve un registro de las decisiones críticas durante la reunión y asegúrese de que los asistentes tienen acceso a esta lista. Esto ayuda a responsabilizar a todas las partes implicadas.
Rota los papeles de anotador y moderador en las distintas reuniones, ya que a veces puede resultar monótono. La rotación empuja a más personas a asumir responsabilidades en las reuniones.
Cosas que hay que evitar durante las reuniones de personal
No se puede perder el tiempo en las reuniones de personal. Lo último que tienen que sentir los asistentes es que se les hace perder el tiempo en charlas triviales de las que nadie se beneficia.
Cuando organizas una reunión, lo mínimo que se espera es que empieces a tiempo. Empezar tarde una reunión de personal da la impresión de que no te importa el tiempo de los asistentes.
No hagas varias cosas a la vez durante la reunión. Cuando las personas presentes en la sala han dedicado su tiempo y atención a la actividad, no es justo que tú o los demás asistentes a la reunión hagáis multitarea con otra cosa.
Deje de penalizar a los asistentes por la participación y el fracaso. Fomente activamente la participación y elimine cualquier estigma en torno al fracaso para que los asistentes desarrollen soluciones con mayor libertad.
Intente dividir su atención entre todos los asistentes y no centrarse sólo en unos pocos, lo que puede dar lugar a un resultado poco óptimo.
No asistas a una reunión sin estar preparado, sobre todo si eres el organizador. No hace falta que lo sepas todo; las cosas se te escapan todo el tiempo, pero se espera un nivel básico de familiaridad de alguien a quien se le ocurrió la reunión en primer lugar.(Cómo ser un organizador de reuniones eficaz)
No hables de cosas que podrían haberse tratado a través de canales de comunicación asíncronos como el correo electrónico o el chat. El tiempo de reunión es precioso y utilízalo sólo para los asuntos que lo requieran. Por favor, no la conviertas en una sesión de actualización de estado; un correo electrónico habría bastado.
No interrumpas innecesariamente a otros participantes cuando estén exponiendo sus argumentos. Construye un mecanismo para intervenir educadamente o espera a que la otra persona termine para exponer tu punto de vista.
No te salgas por la tangente ni te desvíes del tema en cuestión. No sólo pierdes un tiempo precioso, sino que además rompes el hilo de la conversación y puedes acabar desbaratando toda la reunión.
Conclusión
Y con esto damos por concluida esta entrada del blog sobre "qué hacer y qué no hacer en las reuniones de personal". Si te gusta este tipo de contenido, échanos un vistazo en LinkedIn y Twitter. Gracias por leernos.
