Todo el mundo está de acuerdo en que hacer un plan o un horario mejorará su productividad y le ayudará a pasar el día con poco o ningún estrés. Sin embargo, a la mayoría de nosotros nos cuesta hacer un horario y a menudo pensamos que es un proceso mucho más complejo de lo que es.

Por lo tanto, en esta entrada del blog, vamos a ver cómo hacer un horario y algunas razones por las que debe seguir con uno que funcione para usted.

Cómo crear un horario

Anótelo todo

Tener las cosas en papel o en una aplicación como la bandeja de entrada universal de Routine te facilita mucho la vida. Así que siéntate y vuelca tus tareas e ideas en un espacio de confianza.

Nuestros cerebros no están hechos para retener ideas o tareas, así que construir esta bóveda puede ayudar a liberar tu mente para otras actividades creativas/cognitivas intensivas.

Evalúe su tiempo disponible

Necesitarás conocer tu inventario de tiempo para programar las cosas que tienes que hacer. Así que si no utilizas un calendario para programar tus citas o compromisos no negociables del día, empieza por ahí.

Una vez que haya añadido a su calendario los compromisos que no son negociables, puede evaluar el tiempo disponible para una programación estratégica.

Determinar prioridades para distintos plazos

Es esencial identificar y revisar sus prioridades en distintos plazos. Algo que será prioritario dentro de unas semanas puede no serlo en los próximos días.

Así que entiende lo que tienes que terminar primero y persíguelo (por lo tanto, prográmalo) para que tus prioridades semanales/mensuales se alineen con tus prioridades diarias.

Establecer un objetivo claro y saber cuándo algo está "hecho".

Para programar eficazmente el tiempo dedicado a una tarea, hay que saber cuánto tiempo es una asignación justa y, para ello, hay que entender cuál es el objetivo de esa tarea.

Empieza con expectativas claras de lo que hay que hacer en un bloque de tiempo para que puedas esforzarte por alcanzar ese objetivo. Por ejemplo, el objetivo de salida para una tarea como "Escribir una entrada de blog sobre XYZ" debería ser "Terminar una entrada de blog con 800-100 palabras y 5-6 subsecciones", en lugar de algo como "terminar la entrada de blog".

Cuanto más específico sea el objetivo, más eficaz será el programa.

Agrupar tareas similares/conectadas

Al crear un calendario, intenta trabajar por lotes en lugar de pequeñas tareas repartidas en el calendario. Por ejemplo, si cinco tareas similares o relacionadas entre sí van a llevar 10 minutos cada una, plantéate programarlas en dos tandas de 20 y 30 minutos cada una, en lugar de programar cinco espacios de 10 minutos cada uno.

Agrupar tareas te ayudará a reducir el cambio de contexto y a mejorar tu productividad. También puedes probar a bloquear el tiempo en tu calendario.

Establecer funciones de forzado

Las funciones forzadas son elementos de su programa diario que le obligan a cumplirlo. Por ejemplo, yo suelo tener una lista de comprobación al mediodía que quiero completar para que mi día sea un éxito, aunque no tenga tanto éxito en la segunda mitad del día.

Otro ejemplo es programar tareas que estén cronológicamente conectadas una detrás de otra. Esto te obligará a terminar la tarea que tengas entre manos a tiempo en lugar de caer en el síndrome del objeto brillante.

Bloquee el tiempo con pausas estratégicas

Si tu agenda está repleta sin tiempo para dejarte respirar y ser improductivo, lo más probable es que esa agenda fracase.

Estamos programados para esperar descansos después de un trabajo intenso, y estos descansos mejoran nuestro rendimiento si se hacen de forma estratégica. Así que cuando crees un horario y bloquees el tiempo, añádele amortiguadores y descansos para no agobiarte.

Ventajas de tener un horario

Establecer un plan y programarlo en su calendario tiene varias ventajas. He aquí algunas de ellas:

  • Reduce la ansiedad que surge cuando no sabes lo que vas a hacer.

  • Aumenta la productividad ayudando a bloquear el tiempo para que te centres en las tareas esenciales que requieren tu atención.

  • Ayuda a establecer hábitos beneficiosos a largo plazo.

  • Reduce la procrastinación

  • Ayuda a promover un equilibrio saludable entre trabajo y vida privada

Así que eso fue todo acerca de hacer un horario. Crear y mantener un horario es súper fácil en Routine, y deberías comprobarlo.

¿Qué opinas al respecto? Háznoslo saber en Twitter @RoutineHQ.

Gracias por leernos.