Problema
Hay cosas que se te pasan por la cabeza, solicitudes que llegan a tu bandeja de entrada y un millón de cosas más que proceden de distintas fuentes, como la herramienta de gestión de proyectos de tu equipo. ¿No sería estupendo disponer de un único lugar donde poder consultar todos estos elementos de acción? Pues no está solo...
Una pizarra operativa centralizada es el sueño de todo gestor.
Cuando se trabaja en equipo, el grupo utiliza un sistema de gestión de proyectos como Asana o Trello para colaborar, organizar las tareas en proyectos y asignar esas tareas a los miembros del equipo. El problema de utilizar herramientas especializadas es que no ofrecen una visión general de todas las tareas a tener en cuenta durante la toma de decisiones y la planificación.
Y nuestro trabajo y nuestra vida son lo suficientemente complejos como para merecer más de una herramienta para gestionarlos.
Escenario
Estás preparando el siguiente sprint con tu equipo e intentando presupuestar el tiempo y la disponibilidad de recursos durante ese periodo. Tienes que asegurarte de que cada uno de los miembros de tu equipo podrá realizar el trabajo de la forma más eficiente posible.
Este proceso tiene lugar en la herramienta de gestión de proyectos porque contiene todos los tickets/elementos de acción para el sprint y alguna información contextual como la persona asignada, el esfuerzo, la fecha límite, etc.
Se celebra una reunión para debatir el siguiente sprint y se concluye con la sensación de que esta vez la estimación del equipo es lo más precisa posible.
Sin embargo, al día siguiente recibes un correo electrónico de tu departamento de contabilidad diciéndote que la subvención que solicitaste 2 meses antes ha llegado. La entidad financiera necesita ahora información legal para desbloquear los fondos. Esto te va a llevar al menos un día de idas y venidas. Como tus conversaciones con el comité de la subvención se produjeron por correo electrónico, no se transmitieron a la herramienta de gestión de proyectos y, por lo tanto, se perdieron durante la reunión de planificación.
Esta ineficacia es habitual cuando no se dispone de un espacio centralizado para tener una visión general de las cosas críticas que suceden en la organización en diferentes herramientas.
¿Cómo podría hacerlo mejor la próxima vez?
Página anterior