Preferencias horarias
Como se explica en Proteja su agendasiempre debes tener en cuenta tus preferencias a la hora de programar las reuniones.
Pero, obviamente, no siempre es posible. Cuando una reunión es urgente o cuando un participante no puede cumplir tus preferencias de horario, debes ser flexible.
Agenda
Como la mayoría de las reuniones no tienen un orden del día preciso, las reuniones se desarrollan sin una dirección clara.
Es responsabilidad del organizador de la reunión establecer un orden del día. No tiene que ser una larga explicación, sino simplemente describir el tema y proporcionar un poco de información de fondo junto con un conjunto claro de objetivos.
En las reuniones con muchos participantes y/o varios temas, es fundamental definir con mayor precisión el orden del día con la lista de temas a debatir, los objetivos de la decisión y la distribución del tiempo para cada tema.
Esto ayudará a enmarcar el debate y a que los participantes piensen de antemano en una posible solución.
El orden del día debe compartirse unos días antes para que los participantes se familiaricen con el material.
Perfeccione
El valor de las reuniones es conseguir que un grupo de personas inteligentes intercambien opiniones al mismo tiempo para resolver un problema.
En otras palabras, las reuniones son interesantes para aprovechar las sinergias de pensamiento.
¿Por qué se dedica entonces tanto tiempo a explicar la cuestión aunque los participantes podrían haber leído esa información de antemano?
Después de leer el libro Startup Boards: Getting the Most Out of Your Board of Directorsme quedó claro que tanto las reuniones del consejo como las del equipo deben desarrollarse en dos pasos.
El primer paso debe ser asíncrono. El organizador debe redactar y compartir un breve documento que resuma el orden del día junto con algunas explicaciones sobre los puntos clave.
Los participantes deben leer este documento antes de la reunión y comentar los distintos puntos, haciendo preguntas y aclaraciones.
Este primer paso permite a los participantes afinar mejor la cuestión central y quizás responder ya a algunos de los puntos. También genera un mayor compromiso de todas las partes interesadas.
El segundo paso es la reunión propiamente dicha, que es sincrónica. Durante la reunión, el objetivo es utilizar la capacidad intelectual de la sala y centrarse en encontrar una solución a la cuestión refinada en lugar de dedicar tiempo a poner al día a todo el mundo sobre el tema en cuestión.
Colaboradores frente a seguidores
Como organizar una reunión es tan pesado, los organizadores intentan reducir al máximo el esfuerzo para seguir con su vida.
Como resultado, la gente tiende a invitar a todas las partes interesadas que se le ocurren, poniendo el esfuerzo en el invitado para averiguar si realmente son necesarias en esta reunión.
Es su responsabilidad, como organizador, limitar el número de asistentes a la reunión. En primer lugar, aumentará mucho la calidad de los intercambios y la implicación de los participantes.
Es más fácil esconderse en un bosque que detrás de un solo árbol...
En segundo lugar, la gente estará agradecida y, por tanto, más dispuesta a aportar valor añadido a las reuniones a las que se les invite.
Esto no significa que haya que proteger a las personas de las conversaciones y las decisiones. Véase el capítulo Haga siempre un seguimiento para más información.
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