Deténgase lo antes posible
Se ha demostrado que, para completar una tarea, las personas harán uso de todo el tiempo que se haya reservado para ella.
Esto ha llevado a algunos expertos en productividad a fijar plazos arbitrariamente para obligarse a actuar en lugar de esperar al último minuto.
En el contexto de las reuniones, esto significa que aunque una reunión pudiera completarse en la mitad de tiempo, es muy probable que dure toda la reunión.
No rehúyas romper esta norma generalizada. En su lugar, despliega energía y alinea a todo el mundo en torno a un objetivo claro.
Si ya se han tratado los temas que nos ocupan, basta con devolver algo de tiempo a los participantes y ellos estarán contentos, sabiendo que sus reuniones no son convencionales.
Impulsar la reunión
Aunque puede que algunas reuniones no necesiten toda su duración para completarse, lo más probable es que hayas asistido a reuniones en las que ocurría justo lo contrario, que llegabas al final del tiempo asignado con la mayoría de los temas del orden del día sin tocar.
Cuando empieces la reunión, no dudes en asignar la función de llevar el orden del día a otra persona, que intervendrá para indicar que la reunión debe pasar al siguiente tema.
También puedes hacerlo tú mismo, pero recuerda que distribuir la responsabilidad ayuda a aumentar la disposición a colaborar.
Toma notas
Muchas reuniones se celebran sin tomar notas. Esto es malo por dos razones.
Algunos de los participantes pueden haberse perdido alguna parte o simplemente no recordar con precisión lo que se ha debatido o decidido.
Además, es posible que algunas personas no hayan sido requeridas para la celebración de la reunión o simplemente no hayan podido asistir. No obstante, es probable que haya que informarles para que estén al corriente.
Lo mismo ocurre cuando tienes una reunión con un inversor, un cliente o un posible cliente. No dudes en anotar información que pueda resultar valiosa en el futuro.
Definir acciones
El error más frecuente en las reuniones es no actuar en consecuencia.
Al final de la reunión, los participantes se marchan a su caótica agenda diaria y da la sensación de que la reunión no ha supuesto un cambio concreto en el progreso de los temas tratados.
Lo que hay que hacer siempre al final de una reunión, no solo sino con todos los participantes, es definir los puntos de acción, las tareas en las que hay que trabajar ahora para hacer realidad lo que se ha debatido.
Para cada tema, resume la decisión, define los puntos de acción y, para cada punto, asigna un participante. Será el responsable de hacer avanzar el tema.
A continuación, es responsabilidad suya crear, por ejemplo, uno o varios tickets en su sistema de gestión de proyectos.
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