Importante frente a urgente
Es obvio que estaría bien poder hacer más cosas. Recuerda que, como empresario, careces de tiempo y dinero. Por eso resulta tentador intentar hacer lo máximo posible y lo más rápido posible.
Suena contraintuitivo, pero el verdadero juego de la iniciativa empresarial no consiste en hacer más, sino en hacer lo correcto. Parece fácil, pero es muy difícil hacerlo con coherencia en un mercado muy competitivo y la mayoría vuelve a caer en sus malos hábitos, el suyo incluido.
Existen innumerables metodologías para determinar lo que es realmente importante (lo que mueve la aguja, como he mencionado antes) y lo que no lo es.
No voy a entrar aquí en detalles, ya que hay muchos libros y artículos sobre el tema. Baste decir que siempre hay que dar un paso atrás y evaluar si esta cosa es crítica para que su negocio progrese. Por progresar me refiero a descubrir si algo podría funcionar, eliminar un punto de dolor para tus usuarios/clientes, eliminar un cuello de botella en tu negocio (por ejemplo, la contratación), etc.
Son tareas importantes porque, una vez completadas, sientes que tu empresa ha madurado un poco y ya puedes pasar al siguiente paso.
En cambio, muchas tareas no son importantes, o creemos que lo son cuando sólo son urgentes. Esto no significa que pueda retrasarlas indefinidamente, pero tal vez pueda esperar y volver a evaluarlas en una o dos semanas, o tal vez pueda delegarlas. Es probable que descubras que muchas de esas tareas puedes omitirlas si esperas un poco, dándote cuenta de que no eran tan importantes como pensabas al principio.
Para más información, consulte , por ejemplo, la Matriz Eisenhower.
Tiempo en bloque
Como ya hemos explicado, a la mayoría de las personas les cuesta avanzar en las tareas que han definido como prioritarias. La razón es que lo más probable es que eches un vistazo a tu calendario varias veces al día para ver lo que viene a continuación, mientras que tus tareas viven en un sistema separado.
Los empresarios experimentados han aprendido por las malas que "si no está en tu calendario, lo más probable es que no ocurra".
Lo que la gente hace para asegurarse de que una tarea recibirá la atención que necesita es bloquear tiempo en su calendario.
Dependiendo de la herramienta de calendario que utilices, podrás arrastrar y soltar fácilmente una tarea en tu calendario para bloquear algo de tiempo. Si te quedas con las herramientas de calendario más convencionales del mercado, aún puedes crear manualmente eventos para indicar que ese tiempo está reservado para que trabajes en una tarea importante.
La próxima vez que tenga que realizar una tarea importante antes de que acabe la semana, resérvele tiempo a principios de semana para asegurarse de que le dedica el tiempo que se merece. Y no olvide tener en cuenta sus preferencias y niveles de energía, tal y como se explica en la sección anterior, por ejemplo, si prefiere concentrarse por la mañana.
Aplazar
La mayoría de las herramientas de gestión de tareas ofrecen una función de Snooze similar a la que ofrecen los clientes de correo electrónico desde hace años.
El objetivo de la función Snooze es permitirle retrasar el tratamiento de un elemento. Desafortunadamente, esta función funciona indicando un día en el que el elemento debe posponerse, que suele ser el lunes siguiente.
El problema es que cuando llega el lunes, tu lista de tareas para el día se compone de tareas en diferentes estados. Por un lado están las tareas que habías decidido que debían completarse hoy. Por otro, las tareas que querías volver a evaluar.
Y todos ellos se mezclan en una lista desordenada.
Además, la mayoría de los productos de gestión de tareas pasan automáticamente al día siguiente las tareas que no se completan en un día.
Por desgracia, este mecanismo bienintencionado hace que la lista de tareas del día aumente hasta el punto de que ya no representa las tareas que hay que completar hoy, sino "cosas que hay que hacer en algún momento".
Un mejor enfoque consiste en organizar las tareas que deben reevaluarse en listas, idealmente semanales si la herramienta que utilizas lo permite, si no, en lotes que representen el corto, medio y largo plazo.
Además, para las tareas del día, podrías tener listas para "la semana que viene", "el mes que viene" y "el año que viene" y mover las tareas de una lista a otra. Aunque no es lo ideal, puede ayudarte a luchar contra la pérdida de sentido de tu pantalla "Hoy". Pruébalo y verás cómo empiezas el día mucho más relajado y concentrado simplemente porque tu lista "Hoy" está (casi) vacía y puedes decidir, cada día, en qué centrarte en lugar de reorganizar los elementos.
Consulte la sección Herramientas, ya que algunos productos integran esta noción por defecto, lo que los hace muy potentes para planificar con facilidad.
Al principio de cada semana, reevalúe las tareas de la semana en las que no haya decidido cuándo trabajar exactamente:
Aplace a una semana posterior todas las tareas que no sean importantes para la consecución de sus objetivos semanales.
Programar las tareas para un día concreto si, por ejemplo, hay una fecha límite.
Dedique tiempo a sus asuntos más importantes para asegurarse de que va a trabajar en ellos.
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