Tácticas para facilitar el seguimiento

Compartir un resumen

Debes reconocer que, aunque algunas personas no sean necesarias para que se tome una decisión (véase Preparar el orden del día), muchas necesitan ser informadas de lo que ocurrió durante la reunión en cuestión.

Se trata de un error muy común en las organizaciones de todo el mundo. Comunicar los resultados de la reunión a un grupo más amplio aumenta las posibilidades de recibir comentarios que cuestionen las decisiones. Como consecuencia, la gente tiende a no comunicar para evitar tener que responder a los comentarios o, peor aún, tener que rehacer toda la decisión.

Cuanto antes comunique las decisiones tomadas, menos reacciones de última hora recibirá. También empujará a las personas que quieran participar en el proceso de toma de decisiones a involucrarse pronto.

Si has sido transparente desde el principio y nadie ha manifestado interés o preocupación, es más fácil "descartar" su comentario de última hora si crees que no están justificados. Una forma de hacerlo es compartir el orden del día con todas las personas a las que finalmente se notificarán las decisiones tomadas. De este modo pueden contribuir (antes de la reunión) a los distintos temas sin asistir a la reunión.

En definitiva, como organizador, intenta ser consciente del tiempo de la gente e invita sólo a las personas que sean necesarias para resolver el asunto en cuestión. Si no estás seguro, déjalo claro en la descripción o ponte en contacto directamente con las personas que no estén seguras sobre los detalles de la reunión.

Por último, comparte siempre el resumen de la reunión con todos los participantes y con todas las personas que deban estar al corriente de las decisiones, aunque no hayan podido asistir o no hayan sido invitadas a la reunión.

Seguimiento

Cuando te reúnes con alguien (a menudo externo a tu empresa), como una persona de tu ecosistema, un inversor, un compañero emprendedor o un cliente potencial, se aplican tres reglas:

1. Seguimiento

2. Seguimiento

3. Seguimiento

Un simple correo electrónico de agradecimiento puede llegar muy lejos. También es la ocasión de hacer hincapié en los puntos clave, pero también de poner en práctica la ayuda que la persona ofreció, como una presentación a alguien, un documento, etc.

No espere más de 24 horas para hacer el seguimiento y no dude en volver a hacerlo 3-4 días o una semana más tarde por si el correo electrónico se ha quedado en el tintero. La mayoría de los clientes de correo electrónico disponen de la función Snooze.